Akademikonferens

Våra tjänster

Med hjälp av oss vågar du ta initiativet att stå för värdskapet. Vi hjälper dig att fatta rätt beslut och undvika fällor.Du och din institution svarar för det vetenskapliga innehållet, allt annat kan du få hjälp med av oss. Mest nytta får du av vår kompetens om du kontaktar oss tidigt och låter oss ta hand om helheten, men självklart kan du även välja delar av våra tjänster.

Våra tjänster

Kostnadsfri rådgivning 

Vi har lång erfarenhet av arrangemang i olika anläggningar och lokaler i Uppsala och övriga landet och ett stort register över konferensfaciliteter, hotell och t.ex. underhållare som vi kan tipsa om.

Projektledning

En framgångsrik konferens eller evenemang som deltagarna kommer ihåg och som leder till de mål som du satt börjar med noggrann planering. Vi vet vad som ska göras och i vilken ordning. Varje konferens får en egen projektledare och projektgrupp. Projektledaren blir din personliga kontakt hos oss.

Några uppgifter för en projektledare:

  • Projektplan
  • Marknadsföringsplan
  • Budget
  • Sponsorkontakter
  • Utställarpaket
  • Logistikupphandlingar
  • Leverantörsavtalsinspektion
  • Rekommendation och bokning av mötes- och utställningslokaler
  • Teknikutvärdering
Marknadsföring och materialproduktion

Vi kan åta oss ansvaret för professionell produktion, formgivning och distribution av hemsidan och allt konferensmaterial enligt dina önskemål.

  • Grafisk formgivning
  • Formulering av texter till inbjudan, annonser och annat
  • Materialöversättningar
  • Målgruppssökning, adressregister och utskick
  • Egen hemsida för konferensen med on-line registrering
  • Marknadsföring av hemsidan via sökmotorer
  • Framtagning av profil- och konferensmaterial
Hotell och transportservice

Vi samarbetar med researrangörer, transportföretag och hotell, allt för komplett service för dig och dina konferensdeltagare.

  • Hotellavtal och logiarrangemang
  • Planering och bokning av transporter
Sociala arrangemang

Tillfällen för socialt umgänge under konferensen är värdefulla för helhetsupplevelsen och för det viktiga utbytet mellan deltagarna.

Vi har lång erfarenhet av arrangemang av mottagningar, middagar, utflykter och andra sociala aktiviteter.

Vi tipsar om och bokar:

  • Lokaler
  • Restauranger och catering
  • Underhållning
  • Scen-arrangemang och dekor
  • Pre- och postconferensturer
  • Utflykter
  • Medföljarprogram 
Deltagarservice

Med hjälp av vårt Internet-baserade system administrerar vi enkelt och säkert all registrering av och kommunikation med deltagare, föreläsare och andra medverkande.

Anmälningsformuläret anpassas till den aktuella konferensens grafiska profil och är logiskt och enkelt. Databasen hanterar ett obegränsat antal kategorier, parallella aktiviteter och individuella val.

Som vår uppdragsgivare kan du få en egen access i systemet och kan följa anmälningsläget i realtid och kan även få möjlighet att kommunicera med deltagarna direkt genom databasen.

Allt detta kan vi erbjuda:

  • Ett för evenemanget designat anmälningsformulär kopplat till vår databas
  • Uppdragsgivaraccess i databasen
  • Registrering, kontroll och listning av deltagare, fördelning på seminarier, aktiviteter mm. hantering av ändringar och avbokningar
  • Hotellbokningsservice
  • Individuell bekräftelse till varje deltagare
  • Fakturering, kreditkorts- eller bankbetalningshantering, individuellt eller genom samlingsfakturor
  • Deltagarlistor och andra rapporter i olika utföranden
  • Namnskyltar, biljetter, kvitton, intyg, diplom och andra anpassade
  • Individuella dokument, individuell deltagarservice per e-post och telefon
  • Utvärdering
  • Statistik
  • Packning av deltagarmaterial
Konferenssekretariat

Innan konferensen börjar har vi redan arbetat ett tag på konferensanläggningen. Vi har sett till att allt är i ordning och fungerar innan du och deltagarna anländer. Våra erfarna konferensvärdar möter dig och dina gäster och tar hand om all logistik.

  • Upprättande av konferenssekretariat på anläggningen
  • Säkerhetsgenomgång och teknisk test
  • Bemanning av sekretariatet
  • Mottagning och registrering av deltagare, föreläsare, utställare och andra medverkande, nyanmälningar och ändringar
  • Utdelning av konferensmaterial
  • Information och service under konferensen
Utställningsservice

Utställningar av olika slag är ofta en viktig del i kongresser, konferenser och andra evenemang. Vi erbjuder service både för vetenskapliga posterutställningar och andra utställningar.

  • Förslag på utställar- och sponsorerbjudanden
  • Utställarplan
  • Boknings-och utställarservice
  • Leverantörsavtal och materialbeställningar
  • Uthyrning av posterskärmar
Internetbaserad abstractadministration

Vi kan erbjuda en avancerad Internetbaserad abstractadministration som effektiviserar och underlättar både inlämnings- och reviewprocessen. All kommunikation sker online på ett användarvänligt och flexibelt sätt.

Verktyget stödjer hela processen:

  • Projektering
  • Inlämning
  • Bedömning
  • Publicering
Ekonomiservice

I vår projektledartjänst ingår stöd i finansieringsplanering, budgetering och sponsorbearbetning. Vår ekonomiavdelning tar hand om alla transaktioner och redovisningar.

  • Ett eget projektkonto för konferensen/evenemanget
  • Startfinansiering av projektet, vilket betyder att vi står för alla utlägg fram till slutredovisningen
  • Kontroll och kontering av deltagar- och andra intäkter
  • Fakturering av utställar- och andra avgifter
  • Rekvisition av sponsorstöd
  • Granskning och betalning av leverantörsfakturor
  • Uppföljning av det ekonomiska läget
  • Redovisning av intäkter och kostnader
  • Eventuella särredovisningar till bidragsgivare och medarrangörer
  • Slutrapport
Posterskärmar

För professionell utställning av vetenskapliga posters eller annat presentationsmaterial har vi tagit fram egna skärmar som vi hyr ut. Vi har kapacitet för 100 postrar (50 dubbelsidiga skärmar). Behöver du fler kompletterar vi från vår underleverantör. Du kan hyra en eller flera, för en eller flera dagar.

Varubeskrivning

Skärmarna är av lättaluminium med tygklädda skivor för fästning med nålar eller kardborrband. Skärmyta: 1 skärm är 140 cm (höjd) x 100 cm (bredd). Vikt: 6 kg/st.

Priser

200 kr/skärm/ 1 dag 300 kr/skärm/ 2-3 dagar 500 kr/skärm/ 4-5 dagar 600 kr/skärm/ 6-7 dagar längre uthyrning – begär offert

Transport och montering

Pris för transport och montering beror på antal skärmar, tid och plats. Detta offereras efter förfrågan.

Alla priser är exklusive moms.

För bokning, prisuppgifter och eventuella andra frågor om posterskämar, ring 018-67 10 03 eller e-posta posteruthyrning@slu.se

Varför välja oss?

Stöd genom hela processen

Akademikonferens kan avlasta dig och din institution med det administrativa och praktiska kring konferensen. Vi hjälper dig genom hela processen, från projektplanering, marknadsföring, budgetering och proceedings till sponsorsökning, deltagaradministration och redovisning, bland mycket annat. Vi vill ge dig de bästa förutsättningarna för att lyckas med dina mål. Se oss som en naturlig samarbetspartner.

Styrka och stabilitet

Akademikonferens har verkat sedan 1988 och har idag 17 anställda. Vi har resurser att genomföra små och stora arrangemang. Vi är specialister och kan allt om konferenser och evenemang. Vi har under åren genomfört över 1500 konferenser. Vi utbildar oss kontinuerligt och är med i MPI (Meetings Professional International), ICCA (International Congress and Convention Association), och initiativtagare och medlemmar i Mötesakademin för Sveriges universitet och högskolor.

Kunskap om universitetens värden

Vi har kunskap om universitetens värden och lång erfarenhet av både vetenskapliga möten och de krav och förutsättningar som kännetecknar den akademiska världen. Det ger dig en kortare startsträcka till en genomtänkt plan och optimala resultat. Vi verkar för Karolinska Institutets, SLU:s och Uppsala universitets intressen. Dessutom tar vi ansvar för att just din konferens kommer med i nödvändiga kalendarier och är med i den statistik och dokumentation som universitetet behöver för utveckling av verksamheten.

Fritt från upphandling

Eftersom vi är en intern enhet slipper du upphandling och får tillgång till vårt omfattande kontaktnät.

Inga utlägg

Under hela processen står vi för alla utlägg fram till att konferensen är genomförd. Vi står för kostnaderna för marknadsföring och all administration och sköter konferenskontot tills det är dags att redovisa resultatet till dig.

Kontroll över ekonomin

Vi hjälper dig med genomtänkt och hållbar budgetering och bistår i finansieringsplanering och sponsorbearbetning. Alla kostnader och intäkter samlas på ett och samma ställe, ett eget konto för varje konferens. Du har hela tiden kontroll över det ekonomiska läget, utan att behöva blanda konferensens ekonomi i institutionens. Vi håller dig uppdaterad och du slipper svåra beslut under arbetets gång.

Den allra senaste tekniken

Vi arbetar med de modernaste verktygen och leder utvecklingen. Deltagaradministrationen sköts Internetbaserat i en säker databas. Kommunikationen kan ske dygnet runt var som helst i världen.

Egen access i vårt system

Som vår uppdragsgivare får du en egen access till vår databas och kan i realtid följa anmälningsläget, kolla inkomna abstracts och kommunicera med föreläsarna och deltagarna. Om du vill alltså.

Mervärde

Akademikonferens ger Dig

  • MER TID - för budskapet, konferensens innehåll - för eftertanke och formulering - för Ditt dagliga arbete - för egna kontakter under konferensen - för Din personal att utföra det den är bäst på
  • MER FÖR PENGARNA - Du drar nytta av vårt breda nätverk av leverantörer och av våra mängdrabatter - Du får hela vårt engagemang, vår kunskap, långa erfarenhet och kreativitet - Din personal slipper dyr övertid - Du slipper bygga upp en organisation för något som oftast är en engångsföreteelse - Du får en fast offert redan från början och slipper svåra beslut under arbetets gång. 
  • MER UTBYTE AV KONFERENSEN - När konferensen börjar är Du själv inte slut utan orkar med det viktigaste: Värdskapet och kontakterna
  • ÄRAN - Du får äran för en välplanerad och välgenomförd konferens, en merit för Dig
  • MOD ATT TA CHANSEN ATT FÖRA UT DITT BUDSKAP - Med vår hjälp vågar Du ta tillfället att föra ut Dina nya forskningsresultat, Ditt budskap
Publicerad: 26 juli 2016 - slu.se