Webbalternativ till office

Målet med denna modul är att du ska:

Känna till ett par webbalternativ till Microsoft Office
Prova olika funktioner i ett webbaserat ”Officepaket”
Känna till och prova att använda alternativa presentationsverktyg (t. ex. Prezi)

Introduktion

Att ha tillgång till ett Office-paket är ett måste för de flesta. Många av oss är vana vid att arbeta i olika delar av Microsoft Office, men utöver andra mjukvarualternativ (t.ex. OpenOffice), finns också helt webbaserade alternativ, s.k. molntjänster.

Högskolor och skolor världen över börjar få upp ögonen för dessa, ofta gratis, alternativ till dyra licenser och resurskrävande program. Speciellt i utvecklingsländerna har dess tjänster fått stort genomslag och har hjälpt till att jämna ut de digitala klyftorna. I den här artikeln från TEACH magazine kan du läsa mer om hur molnbaserade tjänster kan användas i undervisningen.

Webbalternativ till Office

Fördelarna med att ha sitt Office-paket “i molnet” är många:

Tillgängligheten- du kommer åt dina filer från vilken dator/smartphone som helst, så länge den har internetuppkoppling.
Kostnaden - många webb-officepaket är helt gratis
Samarbetsmöjligheterna - du kan i de flesta fall dela dina dokument med andra och arbeta i samma dokument utan att skicka e-mail fram och tillbaka.
Back-up-möjligheterna - du behöver inte oroa dig för att hårddisken ska krascha eller att du ska tappa usb-minnet; dina filer ligger på en extern server.

Google Drive

Ett av de mest använda webbalternativen till Office är Google Drive. Google Drive sjösattes 2012 och är numera hem för Google Dokument (Google Docs i engelska versionen). Via Google Drive får du tillgång till funktionerna i Google Dokument, och ger dessutom bättre lagringsfunktioner. Gratisversionen ger användaren 5 GB webbaserad lagringsyta - väldigt bra om du vill säkerhetskopiera filer och inte vara beroende av en enskild dator!

Google Drive/Dokument innehåller följande "Office-funktioner":

Dokument (motsvarande Word)
Presentation (motsvarande PowerPoint)
Kalkylark (motsvarande Excel)
Formulär (skapar ett frågeformulär/enkät som kan besvaras online)
Ritningar (ritprogram där du kan skapa figurer och flödesscheman)

Google Drive kan även installeras på din dator.

Gränssnittet påminner om Microsoft Office, men med färre finesser. Du kan enkelt ladda upp dokument och presentationer och antingen välja att behålla formateringen eller konvertera till Google Dokument-format. Lika enkelt kan du ladda ner dokument och filer från Google Drive till din dator och spara i olika format, t.ex. word och pdf.

Det finns också en möjlighet att “publicera sidan” i html-format direkt på nätet. Detta kräver inga kunskaper i webbsideskapande, utan sker automatiskt. Du får en länk till sidan som du sedan kan dela med dig av. Dessutom går det att ställa in så att sidan uppdateras då du ändrar i ditt Google-dokument. Intresserade kan då lägga till din sida som ett RSS-flöde och se när informationen har uppdaterats.

Google Drive ger också möjligheten att samarbeta kring dokument och presentationer. Du kan välja att lägga till samarbetspartners till ditt dokument/presentation och välja om de ska ha läs- eller skrivrättigheter till dokumentet (du kan även välja att tillåta endast kommentarer). Sedan är det bara att börja redigera det delade dokumentet och se de andras ändringar och tillägg i realtid.

En annan styrka är möjligheten att se ändringshistorik. Det gör att du enkelt ser hur texten vuxit fram, vilka som gjort vilka ändringar och när i tiden. Du kan lika enkelt återgå till tidigare versioner.

Titta gärna på videon Google Docs in plain english för en bra översikt över de olika Office-funktionerna.

Andra webbaserade tjänster

Microsoft har lanserat en gratis molntjänst, Windows Skydrive, som man har tillgång till via sitt Hotmailkonto eller sitt Windows Live ID. Via Skydrive kan du lagra filer på webben och dela dem med andra. Skydrive kan laddas hem gratis till alla dina enheter - både datorer och smartphones.

Vill du slippa konton och login helt och hållet?

Då kan du använda dig av något av de mer renodlade ordbehandlarna som finns tillgängliga på nätet. MeetingWords t.ex. är ett verktyg som ger dig möjligheten att starta ett möte/dokument direkt på webben utan vare sig konto eller login. Bjud bara in dem du vill samarbeta med och sedan kan ni skriva, chatta och brainstorma tillsammans i realtid. Den har en hel del funktioner gemensamt med Google Drive, men är mycket mer minimalistisk.

Presentationsverktyg

Alternativ till PowerPoint

Google Dokument och de flesta andra “officepaket” innehåller presentationsprogram som alla påminner om PowerPoint. Men det finns även en uppsjö fristående webbalternativ, till exempel SlideRocket. I SlideRocket finns även möjligheten att, direkt i applikationen, söka efter CC-licensierade bilder från Flickr.

Dela med dig!

Det talas mycket om OER - Open Educational Resources - för tillfället. Om man söker på nätet kan man hitta en mängd färdiga presentationer uppladdade under olika CC-licenser i sann OER-anda. SlideShare är den största communityn där forskare, lärare, och andra laddar upp sina presentationer och dokument så att de kan komma andra till gagn. Tack vare de olika CC-licenserna kan man se vilka presentationer som är fria att ladda ner, göra om och återanvända.

Prezi

Har du tröttnat på PowerPoint och liknande presentationsverktyg? Då kan flashbaserade Prezi vara ett roligt alternativ. Istället för att arbeta med klassiska “slides” som i PowerPoint, fungerar Prezi ungefär som en stor anslagstavla/mind-map som man kan röra sig fritt i, och zooma in och ut i. Eftersom allt skapas och sparas online så kommer du åt dina presentationer så länge du är har tillgång till internet.

Det går även att ladda ner sina prezis och spara dem på en hårddisk eller ett usb-minne (denna funktion lider dock fortfarande av en del barnsjukdomar).

Är du van vid att använda PowerPoint kan det ta ett tag att vänja sig vid den icke-linjära berättartekniken, och det kan vara frestande att använda Prezi som du använder PPT, men det är synd att inte utnyttja potentialen i olikheterna. Det kan även vara frestande att gå överstyr med zoomningsmöjligheterna, så en åksjukevarning utfärdas för nybörjare!

Titta på den här videon för att få en bättre uppfattning om vad Prezi är för något:

Övningsuppgifter

Om du har ett Gmail-konto eller om du har använt andra produkter från Google så har du redan ett google-konto. Annars kan du skapa ett google-konto nu.
Logga in på ditt google-konto och gå till Drive. Testa att skapa ett nytt dokument (Skapa / Create). Ladda upp ett dokument från din dator till Google Drive (eller dra och släpp filen från din dator till Google Drive).

Om du vill kunna redigera ett word-dokument i Google Dokument så måste du vid överföringen välja ”Konvertera överförda filer till Google Dokument-format”. Prova sedan att ladda ner ett dokument från Google Dokument till din dator (Arkiv > Hämta som).
Skapa ett frågeformulär i Google Dokument (Skapa > Formulär). Titta gärna på den här videoguiden av Åsa Kronkvist om du vill ha bra hjälp att komma igång (OBS! gränssnittet såg lite annorlunda ut när filmen gjordes).
Utforska prezis som andra lagt ut på http://prezi.com/explore.

Reflektion

Vilka för- och nackdelar ser du med webbaserade officealternativ, jämfört med vanliga mjukvarualternativ (eg. Microsoft Office eller Open Office)?
Hur skulle Google Docs (eller liknande) kunna användas i undervisningen/i dina studier?
Fundera över hur Prezi och mer traditionella presentationsverktyg skiljer sig åt - ser du några för- och nackdelar?
Hur ser du på tjänster som SlideShare? Fördelar/nackdelar? Har du använt någon liknande tjänst och antingen laddat upp en egen presentation eller inspirerats av andras presentationer?

Överkurs (för den som vill)

Om du har tillgång till en smartphone kan du ladda ned Google Drive-appen. Då kommer du åt alla dina google-dokument även i mobilen.
Gå till http://prezi.com/profile/signup/ och skaffa ett konto (finns både som gratis- och betalversion).
Lär dig grunderna i Prezi och gör sedan din första Prezi. Det finns även några mallar att utgå ifrån för den som vill.
Dela din prezi med någon annan - testa att dela ut olika rättigheter (skriv- eller läsrättigheter).