Frågorna är indelade i:
Allmänna frågor
Frågor om bilder och tabeller
Frågor om innehållsförteckningen
Tabell- och figurförteckningar
Allmänna frågor
Vem ska använda SLU:s dokumentmall för avhandlingar?
Det är obligatoriskt att använda dokumentmallen för alla som publicerar en doktorsavhandling i serien Acta Universitatis agriculturae Sueciae. Den kan också användas för licentiatavhandlingar som ska tryckas i S5-format (Acta-seriens format). Mallen är gjord för Microsoft Word. Det finns mallfiler för programversionerna 2003/2004, 2007, 2010 och 2011.
Vad är en dokumentmall?
En dokumentmall innehåller de inställningar som krävs för utformning av ett dokument. Exempel på sådana är sidmarginalernas bredd, att en sidfot ska innehålla sidnumrering formatmallar för olika textelement samt makron. I SLU_Acta_Thesis finns formatmallar för t.ex. rubriker, brödtext, referenstext och innehållsförteckning, var och en med sitt teckensnitt, storlek, stil, justering och eventuellt indrag av texten. Makron finns för att infoga bilder, tabeller och fotnoter.
SLUs dokumentmallar är sparade i Microsoft Words dokumentmallsformat och har andra filändelser än dokumentfiler. En mallfil som innehåller makron och är avsedd för Word 2007, 2010 eller 2011 har som exempel filändelsen dotm. Mallfiler ska installeras i en mapp, som vanligen heter Templates och är avsedd för dokumentmallar. När man vill börja arbeta med ett dokument baserat på en viss mall, öppnar man ett nytt dokument, som är en kopia av mallen. Mallfilen ligger oförändrad kvar i sin mapp och nya kopior kan öppnas när som helst.
Vilka problem kan makron ge?
Ett makro är en sekvens av Words egna kommandon, som man har bestämt ska utföras då man t.ex. klickar på en knapp. Makron skrivs i Word med en särskild programmeringskod och i den koden kan illasinnade programmerare lägga in virus. Detta förekom under en period av 1990-talet och för att förebygga problem byggde Microsoft in skydd mot makron i Officeprogrammen. Om man vill använda en fil, som innehåller makron, måste man därför aktivera makrona, då man öppnar filen. Om filen basers på en dokumentmall, som ligger i mappen Templates, känner Word av det och makrona behöver aktiveras bara då filen öppnas/skapas första gången.
Vad innehåller mallpaketet?
Mallpaketet innehåller flera filer. För själva avhandlingen och omslagets baksida ska du använda SLU_Acta_Thesis_vX respektive SLU_Acta_Backcover_vX (där X står för numret på den aktuella versionen av filen). För spikbladet använder du SLU_Acta_Spikblad_vX. Mallen SLU_Postprint_Article_vX kan användas till manuskript till opublicerade artiklar. Det är frivilligt att göra det. Om du använder Endnote för att hantera dina referenser, är filen SLU_Avhandling_Endnote_vX.ens användbar. ReprosX.joboptions-filerna används för att en pdf-fil, skapad med Adobe Acrobat Professional, ska få rätt kvalitet för tryckning. Använd den med samma versionsnummer som ditt Acrobat-program har.
Hur laddar jag ner mallpaketet?
Mallpaketet hittar du här.
Gör så här i Windows:
1. Klicka på länken [.zip] och spara mallpaketet på lämpligt ställe på din dator.
2. Sök via Utforskaren fram mallpaketet där det har sparats på din dator.
3. Dubbelklicka på mallpaketet och klicka på "Extrahera alla filer".
4. Välj var du vill spara filerna.
Gör så här i Mac OS:
- Klicka på länken [.zip] och spara mallpaketet på lämpligt ställe på din dator. I de flesta fall packar Mac OS automatiskt upp filen.
- Om du har sparat zip-filen i zippat format - dubbelklicka på den, så packas den upp.
Kan jag skriva i min avhandlingsfil omväxlande i två olika datorer?
Ja, det går bra. Du behöver ha samma Word-version i båda datorerna och dokumentmallsfilen bör vara installerad i båda.
Jag ser inte verktygsfältet med formatmallarna i Word 2003, 2004 eller 2011. Vad är det för fel?
Det kan ha två olika orsaker:
- Mall-filen måste kopieras eller flyttas till rätt mapp. Om du har öppnat filen och sparat den som en dokumentmall, har den visserligen hamnat i rätt mapp men när du öppnade den inaktiverades makrot som styr verktygsfältet.
- Verktygsfältet kan ha blivit stängt av misstag. För att öppna det igen, högerklicka i ett annat verktygsfält och välj SLU Thesis. I Word 2011 kan du använda menykommandot Visa > Verktygsfält > SLU thesis.
Jag kan inte skriva ut min avhandlingsfil
Sidformatet i avhandlingsfilen är S5, inte A4. Därför kan du behöva tala om för skrivaren vilket pappersformat du vill att den ska använda till utskriften.
Bilder och tabeller
Jag infogar en bild i avhandlingen men den syns inte
Du har förmodligen infogat bilden i ett stycke med formatmallen Bodytext, som har en fast radhöjd. I Word 2003, 2004 och 2011 ser man en liten remsa av bilden. I Word 2007 och 2010 syns en streckad kontur av bilden. Stycket med bilden ska ha formatmallen Acta: Image, där radhöjden anpassar sig efter innehållets storlek. Ändra så här:
Word 2007 och 2010:
Ställ markören i stycket med bilden. På fliken Start, i gruppen Format, klicka på den lilla pilen som pekar snett ner till höger. I panelen som öppnas välj formatmallen Acta: Image.
Word 2003, 2004 och 2011:
Ställ markören i stycket med bilden. I menyn Format välj kommandot Formatmallar/Formatmall.... I panelen som öppnar sig välj formatmallen Acta: Image.
Om du infogar bilder med kommandot Insert image som finns under rubriken Images and tables på fliken SLU/ i verktygsfältet SLU Thesis, kommer stycket automatiskt att få rätt formatmall.
Jag vill att en bild ska sträcka sig ända ut till sidornas kanter. Hur gör jag?
Om bilden ska täcka en hel sida, gör först en sidbrytning för att skapa en tom sida.
Infoga din bild och markera den. Det finns olika sätt att gå vidare på. Här är ett:
Word 2007 och 2010:
- Klicka på Bildverktyg/Format > Placering > Fler layoutalternativ...
- Gå till fliken Figursättning och välj något av alternativen "Bakom text" eller "Framför text".
- Gå till fliken Bildläge och ange under Vågrätt > Absolut postition "-2,5 cm" till höger om kolumn.
- Om bilden ska placeras överst på sidan, ange under Lodrätt > Absolut postition "-1,8 cm" under stycke.
- Klicka OK. Bilden flyttar sig till sidans vänsterkant/hörn. Gör om operationen om det inte blir som det ska.
- Dra bilden till önskad storlek.
Word 2011:
- Välj menyalternativet Format > Bild.
- I panelen Formatera bild, klicka på alternativet Layout i listan till vänster. Välj något av alternativen "Bakom text" eller "Framför text".
- Klicka på knappen Avancerad och ange under Vågrätt > Absolut postition "-2,5 cm" till höger om kolumn.
- Om bilden ska placeras överst på sidan, ange under Lodrätt > Absolut postition "-1,8 cm" under stycke.
- Klicka OK. Bilden flyttar sig till sidans vänsterkant/hörn. Gör om operationen om det inte blir som det ska.
- Dra bilden till önskad storlek.
Word 2003 och 2004:
- Välj menyalternativet Format > Bild.
- Gå till fliken Layout och välj något av alternativen "Bakom text" eller "Framför text".
- Klicka på knappen Inställningar(heter Avancerad i Word 2004) och ange under Vågrätt > Absolut postition "-2,5 cm" till höger om kolumn.
- Om bilden ska placeras överst på sidan, ange under Lodrätt > Absolut postition "-1,8 cm" under stycke.
- Klicka OK. Bilden flyttar sig till sidans vänsterkant/hörn. Gör om operationen om det inte blir som det ska.
- Dra bilden till önskad storlek.
Jag har en tabell som har delats upp på två sidor. Hur åtgärda det?
Markera alla tabellrader utom den sista. Om tabellfotnoter följer efter tabellen, sträck ut markeringen till och med den näst sista tabellfotnoten.
Word 2007 och 2010:
- Gå till fliken Start. I gruppen Stycke, klicka på den lilla snett nedåtriktade pilen i nederkanten av fliken.
- I dialogrutan Stycke, gå till fliken Textflöde. Bocka för alternativet Håll ihop med nästa.
Word 2003, 2004 och 2011:
- Välj menykommando Format > Stycke.
- I dialogrutan Stycke, gå till fliken Textflöde. Bocka för alternativet Håll ihop med nästa.
Nu hanteras tabellen som en enhet och om den inte ryms på den sida som den började på, flyttas den till nästa sida. Om tabellen är så lång att den sträcker sig över mer än en sida, kommer den alltid att börja överst på en sida. Läs mer om långa tabeller i instruktionerna för dokumentmallen.
Innehållsförteckningen
En av mina rubriker kommer inte med när jag uppdaterar innehållsförteckningen
Innehållsförteckningen kan vid behov redigeras manuellt. Om en rubrik saknas, kopiera en annan rubrik av samma nivå, klistra in den på rätt plats och ändra texten och sidnumret.
Hur får jag sidnumren i innehållsförteckningen att komma under varandra?
En lång rubrik kan förskjuta sidnumret åt höger. I så fall behöver rubriken radbrytas. Placera markören på ett lämpligt ställe och tryck på Shift+Retur.
När jag uppdaterar innehållsförteckningen, får jag ett felmeddelande och bara texten "Hittade inga poster för innehållsförteckning" visas
Ta bort texten "Hittade inga poster för innehållsförteckning" och sätt in en ny innehållsförteckning så här:
Word 2007 och 2010:
- Klicka på knappen Innehållsförteckning på fliken Referenser och välj "Infoga innehållsförteckning" i listan som faller ner.
- Klicka på knappen Alternativ (på fliken Innehållsförteckning i dialogrutan Innehållsförteckning) och bläddra igenom listan. Ändra följande i kolumnen Nivå:
För Acta: Abbreviations heading från 2 till 1.
För Acta: Publications heading från 2 till 1.
Ta bort siffrorna 1, 2 och 3 för Rubrik 1, 2 respektive 3.
- Klicka på OK.
Word 2003, 2004 och 2011:
- Gå till menykommando Infoga > Referens (endast Word 2003) > Index och förteckningar...
- Klicka på knappen Alternativ (på fliken Innehållsförteckning i dialogrutan Index och förteckningar) och bläddra igenom listan. Ändra följande i kolumnen Nivå:
För Acta: Abbreviations heading från 2 till 1.
För Acta: Publications heading från 2 till 1.
Ta bort siffrorna 1, 2 och 3 för Rubrik 1, 2 respektive 3.
- Klicka på OK.
Min innehållsförteckning har tryckts ihop till en obegriplig uppräkning av olika sorters headings. Vad göra?
Word 2003, 2007 och 2010:
Högerklicka på det som skulle vara innehållsförteckning och välj "Växla fältkoder".
Word 2004 och 2011:
Ctrl-klicka på det som skulle vara innehållsförteckning och välj "Växla fältkoder".
Tabell- och figurförteckningar
Hur infogar jag en tabell- eller figurförteckning?
Tabell- och/eller figurförteckningar används framför allt om man har många tabeller och/eller figurer och vill ge läsaren en direkt hänvisning till dem. Placera dem direkt efter innehållsförteckningen. Gör så här:
- Placera markören där förteckningen ska vara.
- Klicka på knappen Infoga figurförteckning i gruppen Beskrivningar på fliken Referenser.
- Klicka på knappen Alternativ i dialogrutan Figurförteckning.
- Bocka för att du vill skapa figurförteckning med formatmall och…
- …välj formatmallen Acta: Table description om du vill göra en tabellförteckning.
- …välj formatmallen Acta: Figure description om du vill göra en figurförteckning.