Utformning av delnumren: vad skiljer dem åt och vad är bäst?
De två vanligaste sätten att ange seriens delnummer är:
(a) årsvisangivet serienummer som tilldelar ett specifikt nummer inom en given årsbeteckning, till exempel: 2012:1; 2012:2; 2012:3…
(b) löpande serienummer, där varje publikation i serien får ett nummer oavsett årsangivningen, till exempel: 1, 2, 3, …, 295, 296, 297,…, 10544, 10545, …
Fördelar med årsvis numrering är att den möjliggör en fin sortering av seriepublikationer under varje publiceringsår. Dessutom är det lättare att få ordning i presentation av serienummer i respektive databaser där serier är representerade.
Fördelen med löpande serienummer, oavsett årsangivningen, är att delarna kan hittas med hjälp av ett unikt nummer som inte behöver relateras till publiceringsår. Nackdelar är att serienumren med tiden blir jättehöga tal, exempelvis 15435, 15436, … Dessutom, förloras möjligheten att få klar information om antal publikationer i en serie per år. Vidare, förloras möjligheten att i själva serienumret snabbt se publiceringsår. Presentation och sökning av serier under årskategorier i en databas är i så fall utesluten.
Med tanke på fördelarna med årsvis numrering och nackdelarna med löpande serienummer, föredrar vi årsvis numrering av seriens delnummer.
Hur får man tag i delnumren : vart skall man vända sig?
Inom SLU publiceras redan nu ett stort antal rapportserier och andra monografiserier. Huvudregeln är att utgivningsansvaret för dessa, och därmed tillhörande påbud om mallar och annan redaktionell service normalt ombesörjs av resp. utgivande institution där prefekten är ansvarig utgivare, om inget annat anges. Det är därför angeläget att varje utgivande enhet (institution/avdelning/centrumbildning etc.) ser över sina interna rutiner och ser till att några personer utses att fungera som ”redaktionsråd” eller motsvarande, och att uppgiften sprids till skribenter och andra kollegor om vem eller vilka personer som skall kontaktas av medarbetarna när det närmar sig publicering och praktiska frågor behöver få svar. Dessa personer bör då hålla god ordning på vilka serier man har utgivningsansvar för och vilka delnummer i resp. serie som redan delats ut så att inga oklarheter uppstår och framför allt undvika att samma delnummer råkar delas ut till två olika författare.
De exakta formerna för hur sådana rutiner skall ordnas har institutionerna stor frihet att utforma på egen hand. Skulle en utgivande enhet ( t. ex. efter omorganisation eller sammanslagning etc.) helt sakna ordnade rutiner för detta bör saken tas upp med institutionsledningen så att det blir väl känt för medarbetarna var man kan inhämta råd och hänvisningar. Det är också mycket önskvärt att de personer som utses att bistå medarbetarna med liknande frågor själva har en grundläggande orientering om SLU:s övriga publiceringskanaler och rutiner så att lämpliga råd och hänvisningar till exv. EPSILON och SLU-pub etc. kan inhämtas när något nytt skall publiceras.
Undantag
Det finns ett antal undantag från det ovan nämnda och där rutinerna kring nummertilldelning i stället har centraliserats vilket olyckligtvis emellanåt kan leda till förväxlingar och andra missförstånd, så en uppgift om dessa undantag bör tillkännages:
a) I Alnarp har man inrättat bl.a en fakultetsgemensam rapportserie:
Landskap, trädgård, jordbruk : rapportserie / Sveriges lantbruksuniversitet, Fakulteten för landskapsplanering, trädgårds- och jordbruksvetenskap
För den och några andra Alnarps-serier har SLU-biblioteket i Alnarp åtagit sig uppgiften att tilldela såväl ISBN som delnummer i serien.
Skulle det bli aktuellt med ev. inrättande av nya monografiserier i Alnarp får det tas ett separat beslut om huruvida dessa rutiner skall hänföras till biblioteket även för den nya serien eller om vanlig SLU-praxis med eget institutionsansvar för uppgiften skall tillämpas.
b) Doktorsavhandlingarna har inom en SLU en särställning på så sätt att för just denna publikationstyp finns mycket detaljerade anvisningar. Dessa har beslutats av universitetsledningen och lämnar ett begränsat utrymme för egna utformningar. Särskilda mallar finns att hämta och detaljerad information finns utlagd på EPSILON:s webbsidor.
För just doktorsavhandlingarna har SLU-biblioteket Ultuna åtagit sig att tilldela delnummer i Acta-serien i samband med att obligatorisk ansökan om ISBN för publikationen görs.
OBS! För SLU:s licentiatavhandlingar saknas motsvarande detaljanvisningar som finns för doktorsavhandlingarna. För dessa gäller i stället huvudregeln för vanliga SLU-rapporter d.v.s. att för såväl ev. lay-outmallar som för tilldelning av ev. delnummer i serie OM publikationen skall ingå i en serie, ombesörjs av resp. utgivande institution. Rutinerna för licentiatavhandlingarna varierar därför mycket från institution till institution vilket medför att uppgifterna om vad som gäller måste hämtas från institutionen i dessa fall.