| Ekonomi |
|
| Baltzar |
Vara behjälplig vid frågor/problem. Kontera fakturor. Lägga upp Baltzarreferens. |
| Bokslut |
Informera om tidsplan för bokslut och följa ekonomiavdelningens anvisningar. |
| Budget |
Informera om förutsättningar för budget. Ta fram underlag för budget. Bistå budgetansvariga i arbetet med budget. |
| Ekonomiska rapporter |
Ta fram rapporter för varje kostnadsställe ur Agresso två gånger per år och när uppgifter efterfrågas. Information till avd chefer om hur VP/VB skall användas. |
| Ersättning kurser |
Kursersättningar bokas som intäkt på rätt enhet/kurs i Agresso. |
| Eurocard |
Eurocard - institutionskort: Kan användas för vissa betalningar t ex vid beställning från utlandet av böcker, material o dyl eller för att betala konferensavgifter. Eurocard - privat: Ansöka själv via Reseportalen. |
| Fakturering |
Intern- och externfakturering när fullgott underlag lämnas. Inom inst regleras intäkter/kostnader med omföring. |
| Introduktion |
Information om servicenivåer och presentation av personalen på ekonomifunktionen samt Baltzargenomgång. |
| Kontantkassa |
Betala ut ersättning för mindre kontantutlägg mot uppvisande av kvitto. |
| Kontorshyra, telefon |
Fördela ut kostnader för hyra resp telefon på rätt nivå. Tillse att fördelning av rumshyra sker enligt upprättade principer. |
| Kursbudget |
Visa aktuella mallar som används vid upprättande av kursbudget. Behjälplig med upprättande av kursbudget vid behov. |
| Kursredovisning |
Ta fram underlag från Agresso till kursansvariga för granskning av kursutfall mot budget. Bistå vid granskning av kursutfall mot budget. |
| Projektansökan |
Tillhandahålla uppgifter till ansökan samt bistå vid upprättande av kalkyl. |
| Projektstöd |
Lämna kontrakt/avtal till kontraktsgruppen vid Ekonomienheten för registrering av nya projekt. Uppdatera institutionens egen projektförteckning. Upprätta ekonomiska del- och slutredovisningar. Tillse att rekvirering av projektmedel görs av kontraktsgruppen på anmodan av projektansvarig. |
| Studentkostnader |
Fakturering till student för kostnader i samband med studieresor och övriga kostnader efter underlag från kursansvarig. |
| Tjänstebil |
Fördela kostnaderna för tjänstebilen. |
| Personal och information |
|
| Administatörsmöte |
Kallelse, föredragningslista, mötesanteckningar, uppföljning. |
| ANSTI/Primula |
ANSTI: Katalogansvarig (uppdateringar i systemet). Primula: Behörigheter (användare och ärende). |
| Avdelningschefsgrupp (Ag) |
Kallelse, föredragningslista, minnesanteckningar. |
| Introduktion |
Introduktionsprogram för nyanställda. |
| Kontaktombud |
Mottagare av SLU-information centralt och lokalt. |
| Lokala samverkansgruppen |
Kallelse, föredragningslista, protokoll och uppföljning. |
| Personalmöte |
Kallelse, föredragningslista, uppföljning. |
| Personalärenden |
Personalplanering, anställning, anst. upphörande, arvode/timlön, ledighet, semester, arbetstid, sjukfrånvaro, sjukv.förmåner, friskvård, arbetsmiljö, personalvårdsgrupp. |
| Reseersättningar |
Vid problem och som nyanställd får man hjälp i övrigt skriver var och en sin egen reseräkning (SLUs interna regler). |
| Rumsfördelning |
Rumsfördelning inom institutionen och ev hjälp med Kinnarps-kontakt för möblering. |
| Utbildning |
|
| Anmälan kurser |
Ta emot anmälan till kurs för viss kursverksamhet. Utskick av kursinformation. |
| Deltagarlistor |
Upprätta deltagarlistor för diverse ändamål under pågående kurser. |
| Disputation |
Se checklista. |
| Examensarbete "övriga" |
Se checklista. |
| Kaffeservering |
Beställning görs via administrationen i U-huset. |
| Kursintyg |
Utskrift från Ladok. För vissa kurser skrivs intyg efter mall. |
| Kursslut |
Bevakning och påminnelse om kursvärdering. Diverse efterarbete och dokumentation utförs. |
| Kursstart |
Kursledarmapp med diverse information till respektive kursledare. Upprätta registreringslista. Skriva förteckning över resp. students studieadress och telefonnummer. Skriva förteckning över resp. students närmaste anhörig och telefonnummer. Bokning av logi för kursdeltagare vid viss kursverksamhet. |
| Kopiering |
Hjälp med mindre kopieringsarbeten i mån av tid. Större arbeten hänvisas till Repro. Blankett för beställning av reproarbeten finns i postrummet. |
| Ladok |
Registrering och godkännande av kurs sker efter inlämnat underlag. Upprätta listor över antagna studenter. Utskrift av diverse kursintyg. Diverse uppföljningar av studenters resultat (gk/ej gk, uttag av examen m m). |
| Möten |
Regelbundna möten med kursledning för genomgång och uppföljning. |
| NyA |
Uppgift om antal sökande till diverse kurser och ev. utskrift av listor. |
| Reservantagning |
Program: Efter andra urvalet kontaktas eventuella reserver. Fristående kurser: Eventuella reserver kontaktas. |
| Sekreterare i programnämnd |
Boka möteslokal och kaffeservice. Kallelse, dagordning, protokoll och uppföljning. Arvode och eventuell reseersättning till externa ledamöter och stud.representanter. Sammanställning av kursvärderingar till GUN. |
| SLU-kurs |
Registrering av kurstillfällen och kursplaner samt smärre ändringar i kursplaner. |
| Tentamina |
Ta emot hemtenor via e-post och skriva ut alternativt spara ned. Redigering av provformulär. Boka lokal vid omtentamen. Tentavakt för vet.studenter som vistas i Skara. Bokning av tentavakt vid behov. Upprätta kodlistor. Förvara ifylld kodlista innan rättning är klar. Arkivering av provformulär, kodlista och resultat. |
| Terminsslut |
Boka avslutningslunch och ta emot anmälningar (avgångselever och anhöriga). Beställa blommor (till avgångselever). Vara administrationen behjälplig med fika och iordningställa lokal för avslutning. Ta emot betalning av anhöriga för avslutningslunch. |
| Terminsstart |
Uppdatering av välkomstbrev. Genomgång med årskursansvarig inför introduktionsveckan. Sammanställa material till "påsen". Uppropsdagen - ordna lektionssalen med blommor och frukt. Sammanställa material till informationsfolder för åk 1 (EoD). Uppdatera diverse information i speciell pärm till studenterna (EoD). |
| Tillgodoräknande |
Skriva beslut om tillgodoräknande av utlandsstudier och övriga kurser. Vid frågor om tillgodoräknande hänvisas till kontaktpersoner på SLU:s hemsida. |
| Turning Point |
Utlåning av utrustningen. |
| TUVE-administration |
Kontaktperson i diverse ärenden för TUVE-studenter. Bokning av boende i samband med undervisning i Uppsala. Ansvarar för all administration i samband med praktikperioder. Tentamina: Redigering av provformulär, kodlista, tentavakt och kopiering av ifyllda provformulär till resp. institution för rättning. Bistår studenterna när det gäller kontakt med CSN. |
| Tekniskt stöd inkl information |
|
| Bildarkivet |
Bistå med hjälp för att komma åt sina digitala bilder i vårt bildarkiv. |
| Bokning tekniker |
Bokning sker genom personlig kontakt. |
| Datahjälp |
Bistå med datahjälp m m inom projekt. Bistå rutinmässigt när det gäller mindre problem med datorprogram eller skrivare/kopiator. |
| Fältarbete |
Praktiskt arbete ute i besättningar/fält efter bokning. |
| Hemsidor |
Ansvara för uppläggning och underhåll av institutionens hemsida på internet. |
| Hygienlokalen |
Ansvara för att viss ordning i hygienlokalen upprätthålls. Inköp av tvättmedel och viss skyddsutrustning. |
| Publikationer |
Ansvara för uppdatering av institutionens centrala publikationsregister på nätet. |
| Publikationsserier |
Tillhandahålla mallar, hjälpa till vid frågor samt distribuera färdiga arbeten. Ansvara för redigering och layoutarbeten av vetenskapliga rapporter och examensarbeten. |
| Studentservice |
Tekniskt stöd vid framställande av studentarbeten samt utlåning av utrustning. |
| Teknik mötesrum |
Hjälp med teknisk utrustning. Tekniker bokas i god tid. |
| Tjänstebil+släpkärra |
Ansvara för underhåll av tjänstebil såsom service, däckbyte och ev fel. Det är upp till varje användare att anmäla ev. fel. Bokningslista finns i postrummet. |
| Underhåll/service utrustning |
Se till att utrustning fungerar och åtgärda vid ev problem. Upptäckta fel meddelas. |
| Videobibliotek |
Ansvara för institutionens videobibliotek samt viss digitalisering av filmer. |
| Övrig administration |
|
| Allmän ordning |
Postrummet: rensa bland gamla pärmar, hålla rent på skrivbordet, fylla på med kuvert m.m. Lunchrummet: sortera tidskrifter, informationsblad, inbjudningar, m.m. Anslagstavlan: hålla aktuell. Entrén: broschyrställ. |
| Arkivering |
Arkivering enligt institutionens arkivförteckning. Forskningsmaterial: Resp. forskare avgör vilket material som ska arkiveras. |
| Diarium |
Diarieföring av institutionens inkommande och upprättade handlingar. |
| Diverse bokningar |
Bokning av färdmedel, hotell till bl.a. gästforskare. Lokaler och måltider vid möten och konferenser. Kaffeservice vid möten i F-huset - endast för personal. |
| Kontaktperson |
Kontaktperson gentemot vaktmästare (Kungsleden) och lokalvård (lokalt). |
| Kontorsmaterial |
Avtal med Staples - vid behov görs även extrabeställningar. |
| Kopiering |
Hjälp med mindre kopieringsarbeten i mån av tid. Större arbeten hänvisas till Repro. |
| Posthantering |
Inkommande post ankomststämplas och delas ut i resp. anställds postfack. Paketmottagning. |
| Prefektsekreterare |
Administrativt stöd till prefekten. |
| Telefonkontaktperson |
Kontaktperson gentemot Teleservice lokalt och centralt. |
| Telefonlista |
Uppdateringar av inst. personal och anknytningar till telefonlistan för SLU Campus. |
| Telefonservice |
Telefonservice av allmän karaktär (ej respektive funktion). |
| Uppvaktning |
Inköp av gåva/blomma i samband med anställnings upphhörande, pension, födelsedag (50 och 60 år), barnafödande, bröllop, begravning. |