GS-VMAS guide arrangera seminarier och workshops

Senast ändrad: 28 februari 2019

Guide för dig som ska/vill arrangera seminarier och workshops inom GS-VMAS

1. Intresseanmälan att hålla en Seminarie/workshop inom VMAS: Skicka in intresseanmälan till VMAS (gs-vmas@slu.se) med preliminärt schema samt kort beskrivning av innehållet samt Budget: Mall för kostnadsberäkning erhålls från GS-VMAS hemsida: https://www.slu.se/gs-vmas-guide-kursarrangor

Workshop/Seminarier ska i första hand hållas på engelska om särskilda skäl inte föreligger (motivering krävs). GS-VMAS uppmuntrar för möjlighet att delta i seminarie/workshop via videolänk.

2. Svar kan normalt erhållas inom en månad, för workshop/seminarier med stort budget kan svarstid vara upp till 3 månader (styrgruppsmöten).

3. Annonsering: GS-VMAS annonserar ut alla sina aktiviteter via forskarskolans hemsida samt till alla doktorander på VH-fakulteten via mail. Om ytterligare utannonsering önskas, till exempel till annan fakultet vid SLU eller till Uppsala Universitet, diskuteras detta med GS-VMAS.

Underlag med informationen som vi behöver till annonseringen (postern): titel, datum, lokal, kort information om workshopen/seminariet, kontaktperson för anmälan samt mailadress samt gärna en bild som representerar kursens skickas innehåll till gs-vmas@slu.se

4. Anmälan: Ansvariga arrangören som har sökt finansiell support från GS-VMAS tar emot anmälningar.

5. Lokaler: Arrangören bokar lokal/er, mötesrummen vid VHC som är bokningsbara via Outlook är kostnadsfria och rekommenderas att användas i första hand. Övriga mötesrum och föreläsningssalar som bokas via SLU lokaler och kostnaden ska tas upp i kursbudget.

6. Förtäring: Om arrangören önskar bjuda kursdeltagarna på fika och/eller mat i samband med seminarie/workshop finns möjligheter till detta så länge omfattningen är rimlig och ryms i budget.  Eventuella matallergier/specialkost för deltagarna ifylls när de anmäler sig.

7. Rapportering: Då aktivitetet avslutas skickas följande till VMAS.

  • Komplett deltagarförteckning med antal doktorander/ deltagare i residency program specificerade
  • Slutgiltigt schema

Rapportering ska göras senast en månad efter avslutad aktivitet.

8. Ekonomisk ersättning:

  • För externa föreläsare rekommenderas som schablonersättning (inkl LKP) 935 kr per h x faktor 3 (dvs inkluderar då förberedelser 2 timmar).  Dvs 1 timme och har rätt att få 3x770= 2805 kr i ersättning. Naturligtvis kan man komma överens om en annan summa innan föreläsningen om kursbudgeten håller. Det är viktigt att det kommer som en faktura dvs ej arvode. 
  • För föreläsare inom SLU gäller föreläsningsarvode baserat på lön (personaladministratör kan ta fram lönerna) samma faktor 3 gäller.  
  • Faktureringsadress SLU Fakturamottagning Box 7090 750 07 Uppsala Referens 713ALB

Ekonomisk ersättning för Seminariet/workshopen att betalas ut efter att slutförd rapportering. 

9. Kom ihåg lista för praktiska detaljer inför kursstart:  

  • VHC Passerkortshantering: Utfärdande och hantering av passerkort till tillfälliga besökare och för tillfällig ersättning av borttappade eller förlorade passerkort. Kontakt: Tel: 018- 67 1169 E-post: vhc-service@slu.se 
  • AV stöd: Support för ljud, bild och videokonferens i SLU:s föreläsningssalar.Wi-Fi & gästkonton: Kontakt Tel: 018 - 67 2010 E-post: av-stod@slu.se