Introduktionspaket till dig som nyanställd vid SOL

Senast ändrad: 10 januari 2019
intro_ingress.png

Välkommen till SOL! Vi har här samlat information som ska hjälpa dig som nyanställd vid vår institution. Glöm inte att fylla i och skicka in utvärderingen längst ner på sidan.

När du började hos oss fick du en liten välkomstfolder och en introduktion till vår miljöcertifiering. Det materialet kan du också ladda ner som PDF här:

Checklista för introduktionen

Följande ska genomföras under introduktionen (skriv gärna ut och bocka av vartefter)

     
  Lämna blanketten med anhöriguppgifter till administrativa chefen Marithe Lindelöf 
     
  Fylla i det här formuläret om jag vill ha mina löneutbetalningar till en annan bank än Nordea
     
  Bli presenterad för personal på min egen avdelning
     
  Gå runt och se institutionens lokaler och de gemensamma utrymmena
     
  Gå igenom tekniska/administrativa rutiner (nycklar, larm, posthantering, mm)
     
  Bli presenterad för den tekniska/administrativa (TA) personalen 
     
  Bli presenterad för institutionens lika villkorsombud (Marina Queiroz) samt för skyddsombuden vid institutionen (Per-Arne Klasson & Göran Ek)
     
  Bli presenterad för någon av institutionens utrymningsledare  och ta del av husets utrymningsplaner
     
  Få en arbetsplats
     
  Få dator+lösenord till SLU:s nätverk (AD) & underteckna IT-policydokument för SOL och SLU
     
  Få ett telefonnummer (en anknytning)
     
  Få ett konto under U: (min personliga servermapp)
     
  Få ett e-postkonto
     
  Fotograferas/leverera foto för presentation på SLU:s webb och i Outlook till institutionens kommunikatör anni.hoffren@slu.se 
     
  Aktivera min egen CV-sida på SLU:s externa webbplats. Läs mer här 
Har du frågor, kan du vända dig  till institutionens kommunikatör anni.hoffren@slu.se  
     
  Skicka ett e-postmeddelande till mina nya arbetskamrater, adressen sol-alla@slu.se, med en kort presentation
     
  Få en genomgång av institutionens intranät www.slu.se/sol/internt
     
  Få en genomgång av SLU:s medarbetarwebb internt.slu.se
     
  Få en genomgång av det personaladministrativa systemet Primula
     
  Registrera ev. bisyssla i Primula. Se dokumentet: Riktlinjer för bisysslor vid SLU
     

Om institutionen

Fram till 2015 fanns institutionen på Ulls väg 28 och på gården stod en skulptur, gjord av en landskapsarkitektstudent, i form av en sol. Den har kommit att bli en symbol för institutionen.

Institutionen för stad och land - SOL


Institutionen består av fem avdelningar:
AH - Avdelningen för agrarhistoria
LAG - Avdelningen för landsbygdsutveckling
LA - Avdelningen för landskapsarkitektur
MI - Avdelningen för miljöintegrering (Inkl. Sidas Helpdesk för miljö och klimatförändringar)
MK - Avdelningen för miljökommunikation

Samt den för alla gemensamma funktionen:
TA - Teknik och administration

I institutionen ingår också centrumenheterna:
CNV - Centrum för naturvägledning
och framtidsplattformen
SLU Future Food

Alla avdelningar har en avdelningschef och håller avdelningsmöten.

Här hittar du en beskrivning av hur institutionen är organiserad i avdelningar och institutionsgemensamma organ »

Institutionens lokaler

Alla institutionens kontor ligger i Ulls hus. Du går in genom entrén på Ulls väg 27 (plan 2) och följer sedan trapporna till plan 3 och 4 där kontoren ligger. Alla student- och undervisningsutrymmen är placerade på entréplanet (plan 2).

» Här hittar du en karta över Ultuna Campus med institutionen utmärkt.

» Här hittar du ritningar av Ulls hus där du kan se var våra kontor och undervisningslokaler är placerade. 

 

Ledning och administration

Prefekter

 

Lars Johansson, prefekt, lars.johansson@slu.se, 018-67 19 14

     
 

Flora Hajdu, ställföreträdande prefekt, flora.hajdu@slu.se, 018-67 21 62

     

Teknisk och administrativ personal

Personal & ekonomi   

 

Marithe Lindelöf, administrativ chef, marithe.lindelof@slu.se, 018-67 23 48

Administrativt stöd till ledningsfunktionerna vid institutionen. Chef för delar av kansliet. Med i ledningsgrupp och prefektgrupp. Budgetarbete och bokslut, löpande bokföring och ekonomiuppföljningar. Handläggning av kontrakt och avtal samt anställningsärenden. Kontaktperson för ekonomi och personalavdelningen.

     

 

Petra Fabel, projektekonom, petra.fabel@slu.se, 018-67 21 20

Ekonomisk uppföljning av projekt, kalkylering, redovisning till finansiärer, revisioner, systemadministratör i Proceedo, internutbildning och tidrapporter.

     
 

Ann Djurberg, institutionsadministratör, ann.djurberg@slu.se, 018-67 20 88

Reseräkningar, arvoden, diarieföring, leverantörsfakturor i PaletteArena, kundfakturor.

     
 

Ulrika Wallin, ekonomiadministratör, ulrika.wallin@slu.se, 018-67 19 20

Leverantörsfakturor, kundfakturor, reseräkningar, diarieföring, arvoden.

     
 

Elena Vallin, ekonomiadministratör, elena.vallin@slu.se, 018-67 10 00

Projektekonomi och utbildningsadministration. Föräldraledig t.o.m. februari 2019.

     
 

Thomas Plesner, ekonomiadministratör, thomas.plesner@slu.se, 018-67 19 47

Projektekonomi och utbildningsadministration. Vikarierar för Elena Vallin

     
Utbildning    
     
 

Marlén Tälleklint, utbildningsadministratör, marlen.talleklint@slu.se, 018-67 26 71

Registrering i LADOK, uppdatering av information i SLUkurs, arkivering av utbildnings- och forskningsmaterial, information om administrativt stöd för lärarna.

 

     
 

Helen Arvidsson, utbildningshandläggare, studierektor grundutbildningen, helen.arvidsson@slu.se, 018-67 19 95

Planering, genomförande och uppföljning av institutionens undervisning, samrådsfunktion, utveckling, samordning och utvärdering av institutionens kursutbud, internationaliseringsarbete på institutionsnivå, kontaktperson för grundutbildningsfrågor i SLU:s olika organ.

 

     
IT & teknik    
     
 

David Halim, teknisk koordinator, david.halim@slu.se, 018-67 19 00

Datorkonton, e-post, nätverket, hemkataloger, profiler, inköp av all datautrustning samt tillbehör, licenshantering, backup, IT-säkerhet, IT-stöd till alla anställda samt alla studenter, fackombud (ST).

 

     
 

Per-Arne Klasson, närservicetekniker, per-arne.klasson@slu.se, 018-67 25 03

Supportfunktion för landskapsarkitektprogrammet. 

 

     
 

Karen Gould Ekström, institutionsbiträde, karen.ekstrom@slu.se, 018-67 26 88

Assisterar inom teknik och administration (allmän problemlösning) och administrerar personalens bokningar av massage.

 

     
Information    
     
 

Anni Hoffrén, kommunikatör, anni.hoffren@slu.se, 018-67 25 81

Produktion av informationsmaterial för webb och tryck, samt produktionsstöd vid utformningen av avhandlingar. Webbansvarig för institutionens webbtjänster. Teknisk redaktör för institutionens rapportserie.

De administrativa systemen

Här har vi listat de administrativa system vi tror du kommer att använda flitigast i ditt arbete vid SLU. Gå in under respektive länk och bekanta dig med de olika miljöerna. Under varje punkt står vem du kan vända dig till för att få hjälp och svar på din frågor. OBS! Tänk på att för att använda systemen måste du vara inloggad på SLU:s nätverk och på Medarbetarwebben (din AD-inloggning).


 

 

Anmälan av serviceärende: Här anmäler du när något behöver göras vad gäller din arbetsplats; ditt arbetsrum eller institutionens övriga lokaler i Ulls hus.
Fråga: närservicetekniker per-arne.klasson@slu.se, 018-67 25 03

     
  Kronox: bokning av undervisningslokaler på hela Campus.
Fråga: studierektor grundutbildning helen.arvidsson@slu.se, 018-67 19 95
     
  Outlook: Programmet vi använder för e-post, gemensam kalender för SOL, bokning av möten och av möteslokaler i Ulls hus. De finns installerat på din arbetsdator men också tillgängligt genom en webb-applikation, se Webbmejl.
Fråga: teknisk koordinator david.halim@slu.se, 018-67 19 00
     
  Personliga CV-sidor: på SLU:s externwebb
Fråga: kommunikatör anni.hoffren@slu.se,  018-67 25 81
     
  Primula: Ledigheter, semester, sjuk- och friskanmälan, lönespecifikation, reseräkningar 
Fråga: institutionsadministratör ann.djurberg@slu.se, 018-67 20 88
     
 

Proceedo: Inköp, leverantörsfakturor (behörighetskurs krävs)
Fråga: ekonomiadministratörer thomas.plesner@slu.se, 018-67 25 36 & ulrika.wallin@slu.se, 018-67 14 21

     
  SharePoint(Arbetsplatsen): gemensam arbetsyta för dokument, bokning av massage vid institutionen.
Fråga: teknisk koordinator david.halim@slu.se, 018-67 19 00
     
  SLU:s protokoll: här kan du läsa alla gemensamma protokoll från möten i SLU:s styrelse, fakulteter och nämnder.
Fråga: ?
     
  SLUPub: publikationsdatabas för registrering av alla publikationer producerade vid institutionen.
Fråga: Personal på Ultunabiblioteket, biblioteket@slu.se, 018-67 11 03, chatten & FAQ
     
  SOL:s protokoll: hittar du på Arbetsplatsen, vår gemensamma arbetsyta i SharePoint.
Fråga: teknisk koordinator david.halim@slu.se, 018-67 19 00
     
  Webbmejl: Här kan du komma åt din e-post utan att vara inloggad på SLU:s nätverk.
Fråga: teknisk koordinator david.halim@slu.se, 018-67 19 00
     
     
     

Checklista för lärare

För att underlätta ditt arbete som lärare på grund- och avancerad nivå finns en rad administrativa stöd att tillgå. Här är en lista på de viktigaste sakerna att tänka på som ny lärare vid SOL.

   

Boka in ett möte med institutionsstudierektor Helen Arvidsson för en genomgång av kursplan, ramschema för aktuell utbildning, kursbudget m.m.

     
   

Boka in en introduktion till administrativt lärarstöd hos utbildningsadministratör Marlén Tälleklint, så får du en personlig genomgång av de flesta punkter nedan inklusive behörighet och introduktion till studiedokumentationssystemet Ladok.

     
    Besök sidan Grundutbildning på SOL:s intranät. Där hittar du matnyttiga genvägar till webbsidor, system och dokument, inklusive samtliga länkar som finns i punkterna nedan.
     
   

Ta del av SLU:s pedagogiska fortbildningskurser, som t.ex. Betygskurs och Grundkurs i högskolepedagogik.

     
   

Titta igenom SLU:s Utbildningshandbok som innehåller policy, regler och riktlinjer för utbildning på grund- och avancerad nivå vid SLU. 

     
   

Gå igenom sidan Planera och genomföra en kurs: kursledare.

     
   

Bekanta dig med SLU:s olika utbildningssystem

     
   

Skaffa behörighet till den öppna kurshemsidan i SLUNIK för den kurs du ska arbeta med.

     
   

Beställ Canvas- eller Fronterrum (slutet virtuellt kursrum), om det används i kursen.

     
    Läs igenom avsnittet "Utbildningsmaterial - hantering och bevarande", på sidan Arkivera, registrera & skydda information på SOL:s intranät.
     
    

Bekanta dig med SLU:s Studentwebb

     
     

Checklista för projektledare

För att underlätta ditt arbete med forskningsprojekt finns en rad personer som stöttar dig som projektledare. Här är en lista på de viktigaste sakerna att tänka på som ny projektledare vid SOL.

Projektledarutbildning

Alla projektledare vid SOL erbjuds en intern projektledarutbildning som tar upp det viktigaste administrativa delarna av ditt forskningsprojekt som du som projektledare behöver känna till.

Administrativ personal runt projekthantering

Marithe Lindelöf, administrativ chef: anställningsärenden, kontraktshantering, nya projektkoder

Petra Fabel, projektekonom: projektledarutbildning, ansökningar, avtal, projektuppföljning, rättelser, revision, rapportering till finansiär samt tidrapportering

Thomas Plesner, projektekonom: projektuppföljning, ansökningar, rekvisitioner, transfereringar, projektavslut

Ulrika Wallin, ekonomiadministratör: leverantörsfakturor, kundfakturering, diarieföring 

Elena Vallin, ekonomiadministratör: projektuppföljning, ansökningar, rättelser, månadsavstämningar (tjänstledig, åter i april 2019)

Ann Djurberg, institutionsadministratör: reseräkningshantering, timlöner

Anni Hoffrén, kommunikatör & webbansvarig: publicerar projektwebbsida

Marlén Tälleklint, arkivansvarig: arkivering av vetenskapliga publikationer och rådata

Projektledarens ansvar

  • Alltid kontakta projektekonom vid ansökan/anbud om extern finansiering.
  • Känna till vilka krav finansiären ställer vid ansökningar och anbud.
  • Vara uppdaterad om vilka kostnader som får belasta projektet enligt kontraktet.
  • Sköta tidrapportering så projektet kan belastas med korrekt lönekostnad.
  • Regelbundet följa upp projektet ekonomiskt och initiera rättelser i bokföringen
  • i samråd med projektekonom.
  • Se till att rekvisitioner och faktureringar sker i rätt tid i samråd med administrativa chefen.
  • Rapportera till finansiären enligt kontraktets tidplan (projektekonom).
  • Beställa revision via projektekonom om kontraktet så kräver (ex. SIDA).
  • Endast förbruka kostnader inom dispositionstiden.
  • Vid behov skriftligen begära förlängd dispositionstid från finansiären.
  • Slutrapportera vetenskapligt och ekonomiskt enligt finansiärens krav.
  • Lämna in original och kopior till administrationen, av dokument som kräver diarieföring och arkivering.

Vanliga frågor

Anställning

På SLU:s medarbetarwebb finns en sida med allt du behöver veta kring din anställning; anställningsvillkor, arbetstider, löner, pensioner, hälsovård, försäkringar och bisysslor, mm.: internt.slu.se/min-anstallning/  

Arbetsmiljö/Lika villkor

SOL har en arbetsgrupp som samordnar det systematiska arbetsmiljöarbetet tillsammans med skyddsombud, de fackliga representanterna och lika villkorsombudet: SAM-grupp - Arbetsmiljö. 
Prefekten (ytterst ansvarig för arbetsmiljön vid institutionen) kallar till möten ca 4 ggr/år. Protokollen finns tillgängliga på vår Share point (Arbetsplatsen). Läs mer här om vilka som ingår i gruppen.

GDPR

Institutionen följer SU:s generella regler kring användning av foton på och personuppgifter om anställda. Här kan du läsa vad som gäller 

 Informationskanaler

  • Anslagstavlor i våra lokaler i Ulls hus finns några anslagstavlor som används för intern information:
    - en institutionsgemensam utanför lunchrummet på plan 3
    - en i varje post- och kopieringsrum (två på plan 3 och en på plan 4)
  • CV-sidor 
    Alla anställda finns presenterade med bild och kontaktuppgifter på webben. Dessutom finns möjlighet att aktivera en personlig s.k. CV-sida. På SOL tycker vi det är mycket viktigt att alla medarbetare skapar en egen CV-sida.  Instruktioner om hur du gör hittar du här.  
  • Facebook
    SOL finns också på facebook, i form av en sluten grupp (Grupp för interna frågor SOL, SLU) här är alla vid SOL välkomna!
  • Kalendarier
    - Vi använder en gemensam kalender i Outlook för att samordna och informera om våra aktiviteter vid institutionen. Fråga vår tekniske koordinator om hjälp med att importera SOL-kalendern till ditt outlook: David Halim, 018-67 19 00, david.halim@slu.se.
    - För annonsering utanför institutionen och SLU finns kalendariet på webben. Kontakta institutionens kommunikatör om detta: Anni Hoffrén, anni.hoffren@slu.se, 018-67 25 81
  • Mejlinglistor 
    Det finns listor för såväl alla som jobbar vid hela SLU som till särskilda arbetsgrupper vid institutionen:
    - sol-alla@slu.se riktar sig till alla vid SOL (du ingår automatiskt där)
    - alla avdelningar har en mejlinglista (sol-la-alla@slu; sol-lag-alla@slu.se, osv.)
    - funktionsmejl till grupper och projekt
    - studentgrupper för hela SLU
    Det går utmärkt att skapa fler mejlinglistor, exemplevis för alla postdoktorer vid insititutionen eller för avdelningschefer. Listorna underlättar diskussioner kring gemensamma frågor mellan intresserade och berörda personer samtidigt som de minskar det generella mejlflödet. Kontakta tekniske koordinatorn, david.halim@slu.se, 018-67 19 00, om du vill skapa en sån mejlinglista.
  • Möten
    För att möjliggöra gemensamma aktiviteter hålls onsdagseftermiddagar undervisningsfria över hela SLU Uppsala.
    - Fika: kl. 10 och 15 träffas de som vill för en gemensam fika i lunchrummet på plan 3. Institutionen bjuder på kaffe/te/choklad.
    - Onsdagsmöte: varje onsdag kl. 10 hålls ett gemensamt fika med information i lunchrummet på plan 3. Institutionen bjuder på smörgås. Under fikat ger prefekt eller ställföreträdande prefekt information om vad som är på gång på institutionen och nyanställda eller besökande har möjlighet att presentera sig för alla.
    - Avdelningsmöten: alla avdelningar håller reglebundna möten - vanligtvis hålls dessa på onsdagar.
  • Posthantering 
    Posten hämtas och lämna 2 gånger om dagen (10 och 14). SLU Postservice hanterar såväl utrikes som inrikes och intern post. 
  • Servrar
    Vår tekniska koordinator david.halim@slu.se, 018-67 19 00, kommer att visa dig våra gemensamma servermappar vid SOL.
    - Alla anställda har en personlig mapp, vanligvis placerad under U:\
    - Vi har också gemensam servermapp där vi sparar dokument som vara tillgängliga för andra. Den ligger under P:/.
  • Share Point
    Institutionen har en plattform kallad Arbetsplatsen som vi kan använda för samarbete utanför institutionen och för att göra dokument tillgängliga utan inloggning i SLU:s nätverk. De här dokumenten finns länkade till på vårt intranät.  
  • Visitkort här kan du beställa visitkort

Miljöcertifiering

SLU är sedan 2016 miljöcertifierat enligt ISO 14001. Universitetet har elva miljöcertifikat, vi ingår i ULLS certifikat.

Svenska och engelska

SLU är ett parallellspråkigt universitet – vi använder både svenska och engelska i vårt arbete. Det innebär att mycket av den information vi producerar behöver översättas.

SOL har medarbetare från hela världen och vi håller därför de flesta av våra möten på engelska - när medarbetare som inte behärskar svenska närvarar. Ifall någon känner att de vill uttrycka sig på svenska så hjälps vi åt att översätta åt dem som inte förstår svenska än.

Meddelanden som riktar sig till hela institutionen ska skrivas på både svenska och engelska.

Ulls hus

Allt det praktiska kring våra arbetsplatser i Ulls hus (förutom datorerna) sköts av den gemensamma funktionen Service Ull. Kontorsmaterial (ett basutbud) finns i post- och kopieringsrummen

När det kommer till IT och datorer så sköts det av vår tekniska koordinator David Halim, 018-67 19 00, david.halim@slu.se.

 

Om att arbeta statligt

Som anställd vid en statlig myndighet omfattas man av många regelverk och förordningar. Det skiljer sig en hel del från att vara anställd inom den privata sektorn. Här nedan listas några av de områden som sannolikt kommer att beröra dig i ditt arbete:

Utvärdering av genomförd introduktion

För att få veta om introduktionen fungerat för dig som nyanställd så ber vi dig att efter ca 1 månads anställning fylla i den här utvärderingen.

Du är naturligtvis välkommen när som helst med dina frågor och synpunkter.

Anni Hoffrén, kommunikatör, anni.hoffren@slu.se, 018-67 25 81.

Länk till utvärderingen »


Kontaktinformation
 

Anni Hoffrén, kommunikatör och webbansvarig, institutionen för stad och land,  anni.hoffren@slu.se, 018-67 25 81

Sidansvarig: anni.hoffren@slu.se