Fakturaadress och -hantering

Senast ändrad: 11 augusti 2020

Här kan du som är leverantör se hur du gör för att fakturera SLU.

SLU ska faktureras med e-faktura i PEPPOL- eller svefakturaformat. Det finns även möjlighet för leverantörer att registrera e-fakturor manuellt i leverantörsportalen Proceedo Supplier Center.

Det är viktigt att SLU:s ordernummer och/eller köparreferenser framgår på fakturan på ett korrekt sätt.

Klicka på den expanderbara menyn för mer information: 

Skicka fakturor TILL SLU

SLU ska faktureras med e-faktura

SLU vill ta emot e-fakturor via PEPPOL

Vi vill i första hand ta emot PEPPOL-fakturor via PEPPOL-nätverket. SLU tar emot PEPPOL BIS Billing 3. Vi kan även ta emot Svefaktura 1.0.  

SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

 

Skicka e-faktura via andra kanaler än PEPPOL

För leverantörer som kan skicka e-fakturor i formatet Svefaktura 1.0

Leverantörer som inte är registrerade i PEPPOL, men kan skicka e-fakturor i formatet Svefaktura 1.0, har möjlighet att skicka denna typ av e-faktura till oss istället. Fråga systemleverantören av affärs-/ekonomisystemet om du vill veta om systemet kan skicka denna typ av fakturor eller inte. 

För att fakturan ska hitta fram till oss måste den skickas via vår operatör Visma Proceedo och en av SLU:s identifieringskoder måste anges i fakuran. Information om SLU:s identifieringskoder hittar du i avsnittet Elektronisk identifieringskod nedan. 

Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

För leverantörer utan e-fakturalösning - Leverantörsportalen Proceedo Supplier Center

Leverantörer som saknar e-fakturalösning, eller av någon annan anledning inte kan använda någon av kanalerna ovan, kan använda Visma Proceedos leverantörsportal Proceedo Supplier Center. Där registrerar man fakturorna manuellt varpå de skickas vidare som e-faktura till oss.

Kontakta proceedosupport@slu.se för att börja använda portalen.

Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

 

Kontakta proceedosupport@slu.se vid eventuella frågor om att skicka e-faktura till SLU. 

 

Elektronisk identifieringskod

Om fakturan inte skapas i leverantörsportalen måste någon av SLU:s identifieringskoder anges för att e-fakturan ska nå fram till oss. Koden har flera olika benämningar och kan till exempel kallas e-adress, EDI-adress, parts-id eller GLN-kod.

SLU har flera identifieringskoder (endast en av dem ska anges i fakturan):

  • 2021002817. Detta är SLU:s organisationsnummer och vi kan alltid ta emot fakturor med denna kod. Fakturor via PEPPOL måste även ha prefixet 0007:, vilket då blir 0007:2021002817.
  • SE202100281701. Koden är densamma som SLU:s momsregistreringsnummer. Denna kan inte anges om fakturor ska gå via PEPPOL.
  • 7340102300008. Denna kod är SLU:s GLN-nummer. Vissa ekonomi-/affärssystem kräver en GLN-kod för att kunna skicka e-faktura och i dessa fall är det denna kod som ska anges. Koden kan inte anges om fakturan ska gå via PEPPOL.

 

Fakturaadress och referenser

Även om fakturan skickas elektroniskt ska följande adress anges på fakturan:

SLU Fakturamottagning
Box 7090
750 07 Uppsala

Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet, fakturareferensen ska anges i ett särskilt fält (se avsnittet om fakturareferens).

Om namnet på beställaren trots detta anges i fakturaadressen får namnet aldrig stå först i fakturaadressen! Då kan fakturan betraktas vara utställd till beställaren och inte till SLU och beställaren riskerar att bli personligt betalningsansvarig.

 

Fakturareferens

  • Om det finns ett ordernummer (om beställningen har utförts i SLU:s beställnings- och fakturahanteringssystem Proceedo) ska denna anges i särskilt fält för ordernummer på fakturan. Om fältet saknas ska ordernumret istället anges i fältet för kundens (SLU:s) referens.

  • Beställarens köparreferens ska anges på fakturan i avsett fält för kundens (SLU:s) referens. SLU:s referenskoder består av tre siffror+tre bokstäver, t.ex. 123ABC. Om fältet är upptaget av SLU:s ordernummer (se ovan) ska köparreferensen anges i annat referensfält i fakturan.

  • Enbart koderna ska anges i referens-/ordernummerfälten på fakturan och ingen annan text. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".

 

 

Fakturor i andra format än e-faktura

Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura, vilket innebär att leverantörer fr.o.m. detta datum ska fakturera SLU:s inköp med e-faktura.

Fakturering av annat än inköp omfattas inte av lagen och dessa fakturor kan därmed även fortsättningsvis skickas som pappers- eller pdf-fakturor. SLU ser dock helst att vi får e-faktura oavsett anledningen till fakturan.

Lagen gäller inte retroaktivt vilket innebär att leverantörer som teckade ett avtal med SLU innan 1 april 2019 även fortsättningsvis kan skicka pappersfakturor eller pdf-fakturor vid inköp som avser det aktuella avtalet. Andra inköp ska faktureras elektroniskt. 

Pappersfakturor skickas till ovan angivna fakturaadress och PDF-fakturor via e-post ska skickas till slufaktura@slu.se

 

Sidansvarig: malin.klevebrand@slu.se