Guide för att registrera dina publikationer och göra dem öppet tillgängliga

Biblioteket importerar kontinuerligt nytillkomna publikationer med SLU-koppling från databasen Web of Science Core Collection till SLU:s publikationsdatabas. Som forskare behöver du därmed inte registrera dessa själv.

När biblioteket importerat en publikation och validerat den i SLUpub får du ett meddelande om det samt möjlighet att komplettera med programkoppling, koppling till de globala målen för hållbar utveckling, forskningsämne och med en fulltext för öppet tillgängligörande. 

Publikationer som inte återfinns i Web of Science Core Collection ska du själv registrera i SLU:s publikationsdatabas.

1. Kontrollera först om din publikation redan är registrerad genom att titta under Publications i vänstermenyn.
2. Klicka på Add new uppe i högra hörnet.
3. Klicka på Publication.
4. Välj publikationstyp under Publication type.
5. Fyll i alla obligatoriska fält (asterisk) i fliken Publication info.
6. Det är viktigt att du hänvisar till publikationen, antingen via DOI, URL eller genom att ladda upp en kopia av publikationen. Detta för att biblioteket ska kunna hitta, granska och komplettera (validera) publikationen.
7. Under Upload a file kan du ladda upp en kopia av din publikation för att göra den öppet tillgänglig om den skrivits inom ramen för din SLU-anställning. Publikationer från tidigare/andra anställningar publiceras inte i fulltext.
8. Under Creator of record syns ditt namn och du behöver inte ange ytterligare författare, biblioteket kompletterar med alla författare i rätt ordning.
9. I fliken Publication tags kan du koppla din publikation till forskningsämne, program och de globala målen för hållbar utveckling.
10. Under Research topics väljer du forskningsämne. Rekommendationen är att välja ett ämne, men det går att ange upp till tre om du ser dem som likvärdiga. Det är publikationen som helhet som ska klassificeras.
11. Under Associated programs and other stakeholders anger du om publikationen tillhör ett forskningsprogram.
12. Under Suggested Sustainable Development Goals (SDG) anger du om publikationen ska kopplas till de globala målen för hållbar utveckling.
13. När du fyllt i alla obligatoriska uppgifter klickar du på Save and send längst ner på sidan.
14. Välj For validation by library och klicka på Save.

Om du vill registrera äldre publikationer, eller sådant du publicerat vid ett annat universitet som återfinns i Web of Science Core Collection kan du importera dessa till SLUpub. Då slipper du fylla i fält manuellt och kan importera flera publikationer samtidigt.

1. Klicka på Add new uppe i högra hörnet.
2. Klicka på Publication.
3. Välj Import from external sources istället för Create manually.
4. Välj det visitkort/affiliering som du vill knyta till publikationerna genom att klicka på plustecknet.
5. Fyll i de parametrar du vill söka på under Search for publications, om du vill spara din sökning för att kunna återupprepa den kan du välja Save under Select saved search.
6. Klicka på Search.
7. Du får nu upp en lista från Web of Science Core Collection. I träfflistan under Action to be performed ser du villkoren för varje publikation, det finns några möjliga alternativ:
   • Import and relate to you innebär att publikationen inte finns i SLUpub ännu. Markeras för Import om det är din publikation.
   • Already your publication innebär att publikationen redan finns i SLUpub och att du har kopplats till den som författare.
8. När du markerat en eller flera publikationer och är klar, klicka på Import.
9. Fortsätt importen genom att klicka på Import & send to library.
10. Klicka på Done. 
11. Publikationen/publikationerna skickas nu direkt till biblioteket och du får ett meddelande via e-post när de har granskats och validerats. Du har då möjlighet att komplettera publikationerna med programkoppling, koppling till de globala målen för hållbar utveckling, forskningsämne och bifoga en fulltext för att göra den öppet tillgänglig. Publikationer från tidigare/andra anställningar publiceras inte i fulltext.

Istället för att registrera dina publikationer manuellt kan du också ladda upp dem från en fil (BibTex eller EndNote XML).

1. Klicka på Add new uppe i högra hörnet.
2. Klicka på Publication.
3. Välj Import from file istället för Create manually.
4. Välj det visitkort/affiliering som du vill knyta till publikationerna genom att klicka på plustecknet.
5. Klicka på mapp-symbolen under Select file.
6. Ladda upp filen du vill importera från (BibTex eller EndNote XML).
7. Klicka på Import publications.
8. Klicka på Done.
9. Under Things to do på startsidan ligger nu dina importerade publikationer under rubriken Publications to edit and send to library (publications with status Not submitted).
10. Klicka på de nyligen importerade publikationerna. Kontrollera att Output type är korrekt (ändra vid behov) och markera Content type. Bifoga ett underlag för publikationen i form av DOI, URL eller en pdf. Komplettera med forskningsämne, eventuell programkoppling samt ladda upp en kopia för att göra den öppet tillgänglig. Publikationer från tidigare/andra anställningar publiceras inte i fulltext. 
11. Klicka på Save & send.
12. Välj For validation by library och klicka på Send.

När du registrerar dina publikationer i SLU:s publikationsdatabas kan du även välja att publicera fulltexten öppet tillgänglig för alla. Här nedan följer information om vad som är viktigt att tänka på. För information om hur du gör rent praktiskt se Registrera publikationer manuellt. Hör gärna av dig om du vill ha hjälp eller har frågor som inte besvaras nedan!

Öppet tillgängliggöra redan publicerade publikationer

Att tillgängliggöra redan publicerat material kan göras på olika sätt och anledningarna kan vara flera. Det kan handla om att tillgängliggöra en artikel som inte är öppet tillgänglig men där förlaget tillåter publicering av den accepterade versionen. Det kan också handla om att öka spridningen och att ge redan öppet tillgängliga publikationer beständiga länkar och metadata.

Publikationer från vetenskapliga tidskrifter

• Enligt SLU:s Policy för vetenskaplig publicering är det obligatoriskt att publicera sakkunniggranskade artiklar öppet tillgängligt. Det kan göras antingen genom att publicera i tidskrifter med öppen tillgång eller genom att tillgängliggöra artikeln i SLU:s publikationsdatabas.   
• SLU-biblioteket kontrollerar vad som får göras, viken version som kan publiceras och håller reda på embargotider.
• För CC-licensierade artiklar publicerar SLU-biblioteket automatiskt en kopia i databasen.
• Tidskrifter som inte tillåter att den publicerade versionen av en artikel tillgängliggörs tillåter ofta att den accepterade versionen, dvs. den inskickade versionen som genomgått granskning men inte försetts med t.ex. förlagets logotyp och paginering parallellpubliceras. Det är vanligt att detta är tillåtet efter en embargotid (6–24 månader). Biblioteket håller reda på embargotider.

Övriga publikationer

Du kan också öppet tillgängliggöra andra publikationer (böcker, bokkapitel, rapporter, konferenspublikationer etc.). I dessa fall ansvarar du själv för att du har tillåtelse av upphovsrättsinnehavare, normalt förlaget, att tillgängliggöra publikationen.

Elektronisk publicering av SLU:s egna publikationer

SLU:s publikationsdatabas används också som plattform för elektronisk publicering av SLU:s egna publikationer se policy och riktlinjer för publicering.

• Alla publikationer utgivna av SLU ska göras öppet tillgängliga i fulltext via SLU:s publikationsdatabas, SLUpub.
• Även sådant som inte ingår i någon SLU-serie kan publiceras i databasen. Tänk på krav och rekommendationer (se nedan). Tänk särskilt på att dokumentet måste ha en utgivare eller ansvarig organisation (i normalfallet din institution eller motsvarande). Du ansvarar för att institution (motsvarande) står bakom publiceringen.

Krav och rekommendationer för publicering

• I normalfallet publiceras pdf:er, men andra filformat förekommer. Filen bör vara maskinläsbar.
• Miniminivå metadata: författare (Upphov) inklusive affiliering, publikationsår, titel, utgivare eller ansvarig organisation.
  • Dokument som inte innehåller miniminivå av metadata bör i första hand arbetas om, men kan också förses med ett försättsblad innehållande nödvändiga metadata. Kontakta biblioteket för hjälp med försättsblad.
• Använd gärna SLU:s dokumentmallar.
• Här beställer du DOI, ISBN och delnummer (böcker, avhandlingar och rapporter).

Publicera forskningsdata

Forskningsdata publiceras inte i SLU:s publikationsdatabas. För information om hur du publicerar data se Dela och tillgängliggöra data. Redan publicerade forskningsdataset kan dock registreras i publikationsdatabasen.

Ändra eller ta bort fulltext

• För mindre ändringar av innehållet i det publicerade dokumentet bör errata användas.
• För större ändringar rekommenderas omarbetning av det publicerade dokumentet. Det är då också viktigt att det framgår av det nya dokumentet att det är en omarbetad version.
• Borttagande av fulltexter kan göras på begäran av upphovsperson(erna), upphovsrättsinnehavare eller prefekt (eller motsvarande).
• Fulltexter för SLU:s avhandlingar, rapporter i SLU:s rapportserier och faktablad i SLU:s faktabladsserier tas normalt inte bort.
• Borttagande av fulltext innebär normalt att fulltexten görs otillgänglig men att postens sida finns kvar med metadata och en förklarande text om att fulltexten tagits bort.

Du kan delegera dina användarrättigheter så att en kollega kan registrera dina publikationer.

1. Gå till My settings som ligger i menyn under ditt namn uppe i högra hörnet.
2. Klicka på New delegation under User delegation.
3. Sök på den person (efternamn) som du vill delegera dina användarrättigheter till.
4. Klicka på plustecknet framför personens namn.
5. Klicka på Delegate.
6. Nu kan både du och din kollega komma åt din användare och registrera publikationer.
7. Din kollega hittar din användare under Switch Role som också ligger i menyn under ditt namn uppe i högra hörnet.

Koppla ditt ORCID till publikationsdatabasen

1. Gå till My settings som ligger i menyn under ditt namn uppe i högra hörnet.
2. Gå till ORCID Settings och klicka på Connect to your ORCID account.
3. Här kan du välja att antingen koppla ett redan existerande ORCID till publikationsdatabasen eller att skapa ett nytt ORCID för att sedan koppla det till publikationsdatabasen.
4. När du kopplat ditt ORCID till publikationsdatabasen kommer din publikationslista hos ORCID automatiskt att uppdateras när dina publikationer granskats och kompletterats (validerats) i publikationsdatabasen.

Registrera ditt ORCID utan koppling

Om du enbart vill registrera ditt ORCID i publikationsdatabasen utan att koppla ihop kontona gör du enligt nedan:

1. Klicka på pennan bredvid ditt namn på startsidan.
2. Ange ditt ORCID i ORCID-fältet.

Inklusionskriterier för SLU:s publikationsdatabas

• Publikationer som registreras i SLU:s publikationsdatabas ska vara publicerade i tryckt och/eller elektronisk form.
  • Publikation med SLU (alt. fakultet, institution eller annan organisatorisk enhet inom SLU) som utgivare blir i normalfallet publicerad i och med registrering i databasen och tillgängliggörande av fulltexten.
• Publikationen ska kunna knytas till SLU på något av följande sätt:
  • Publikationen är skriven inom ramen för minst en av upphovspersonernas anställning vid SLU.
  • Upphovspersonen är anställd vid SLU och registrerar sina egna publikationer med extern affiliering.
  • Publikationen är publicerad av SLU (alt. fakultet, institution eller annan organisatorisk enhet inom SLU).
• Publikationens innehåll ska vända sig mot forskarsamhället och/eller allmänheten, samt vara ett resultat av upphovspersonens anställning/forskargärning.
  • Affiliering i publikationen ska återspegla författarens anställning inom vilken publikationen skrevs. Läs här för exempel på hur universitetets namn ska anges.
• Publikationen ska kunna verifieras med ett underlag i någon form (länk till- eller bifogad kopia av publikationen).
• Det ska finnas uppgifter om titel, publikationsår, upphovsperson och utgivare (alt. bakomliggande organisation).
  • Enbart de som i publikationen är angivna som upphovsperson kan kopplas till publikationsposten (alt. kunna kopplas till ett gruppförfattarskap).

Regler för publicering av fulltext:

• Inklusionskriterier för SLUs publikationsdatabas uppfylls.
• Publikationen ska kunna knytas till SLU på något av följande sätt:
  • Publikationen är skriven inom ramen för minst en av upphovspersonernas anställning vid SLU.
  • Publikationen publiceras av SLU (alt. fakultet, institution eller annan organisatorisk enhet inom SLU).
• Upphovsrättsinnehavare tillåter publicering.

I SLU:s publikationsdatabas synliggörs universitetets forskning och allt SLU:s forskare publicerar ska registreras där. Riktlinjer för tydlig ansvarsfördelning mellan de kategorier av anställda som arbetar i databasen är viktig för att säkerställa att innehållet är aktuellt och håller hög kvalitet. 

• Verksamma vid SLU ansvarar för:
  • att sina föregående års publikationer registrerats i SLUpub senast i januari.
  • Att tillhandahålla en version av sakkunniggranskade artiklar som kan tillgängliggöras via SLUpub om den inte redan är publicerad öppet tillgängligt.
  • Att registrera sitt ORCID i SLUpub.
• Prefekt eller motsvarande ansvarar för att publikationer som enligt underlag från biblioteket knyts till institutionen årligen verifieras och godkänns. 
• Biblioteket ansvarar för att kvalitetssäkra metadata i publikationsdatabasen och tillhandahålla underlag för verifiering av publikationer och författares institutionskopplingar. 

Definition av publikationstyper

Publikationer i vetenskaplig tidskrift / Journal publications

• Forskningsartikel / Research article: Artikel som på vetenskapligt sätt rapporterar resultat eller insikter från författarnas forskning.
• Översiktsartikel / Review article: Artikel som sammanfattar eller diskuterar tidigare publicerad forskning inom ett område.
• Editorial / Editorial: Inledande presentationstext i tidskrift eller proceeding, skriven av någon som representerar tidskriften eller av inbjuden gästskribent.
• Brev / Letter: Kortare text från en eller flera författare ställd till utgivaren av publikationen, som kommenterar en tidigare utgiven artikel eller innehåller kortare notiser om nya forskningsrön.
• Annat bidrag i vetenskaplig tidskrift / Other publication in scientific journal: Publikation i vetenskaplig tidskrift som ej passar in i någon av ovanstående kategorier.

Konferenspublikationer / Conference publications

• Konferensartikel / Conference paper: Vetenskaplig text publicerad i samband med konferens eller symposium, eller i proceeding från desamma.
• Proceedings (redaktörskap) / Proceedings (editor): Redaktörskap för konferenspublikation.
• Konferensabstrakt / Conference abstract: Kort sammanfattning av innehållet i en poster eller muntlig presentation vid konferensen, skriven i förväg.
• Konferensposter / Conference poster: Poster presenterad på konferens eller symposium. OBS postern måste finnas tillgänglig för att kunna registreras.
• Annat konferensbidrag / Other conference contribution: Konferensbidrag som inte matchar någon av de ovannämnda konferensrelaterade publikationstyperna. 

Böcker och bokkapitel / Books- and book chapters

• Bok / Book: Avser monografisk publikation bestående av en eller flera delar avsedd att utgöra en avslutad helhet, där författarskapet beskrivs.
• Bok (redaktörskap) / Book (editor): Avser publikation där ett antal var för sig fristående verk utgivits tillsammans. Endast redaktören ska redovisas under denna kategori. Redaktörskap för bok som inte är ett samlingsverk registreras inte i publikationsdatabasen.
• Bokkapitel / Book chapter: Del i antologi eller bokkapitel där författarskap angivits för det enskilda kapitlet.

Avhandlingar / Thesis

• Doktorsavhandling / Doctoral thesis: Godkänd doktorsavhandling.
• Licentiatavhandling / Licentiate thesis: Godkänd licentiatuppsats.

Andra publikationer / Other publications

• Tidningsartikel / Magazine article: Artikel skriven för praktiker och/eller allmänheten.
• Artikel i dags-/nyhetstidning / Newspaper article: Artikel i nyhetstidning.
• Rapport / Report: Rapport från projekt, utredning eller bevakning, publicerad i rapportserie eller med angiven utgivare.
• Kapitel i rapport / Report chapter: Del av rapport där författarskap angivits för det enskilda kapitlet.
• Faktablad / Factsheet: Kort presentation av fakta eller resultat, ofta en fristående publikation, normalt ej granskad av externa sakkunniga.
• Övrig publikation / Other publication: Publikationer där ingen av övriga publikationstyper är tillämplig.
• Preprint: Preprint publicerat i ett preprint repositorium.
• Patent

Definition av innehållstyper

• Refereegranskat: Avser att publikationen genomgått granskning av oberoende referenter vars samlade bedömning avgör om publikationen uppfyller tillräckliga krav på vetenskaplig kvalitet för att accepteras för publicering. Gäller oftast artiklar men även andra publikationstyper kan vara refereegranskade.
• Övrigt vetenskapligt: Avser att publikationens innehåll är av vetenskaplig karaktär och riktar sig mot vetenskapssamhället men ej genomgått refereegranskning.
• Populärvetenskapligt: Avser att publikationens innehåll är av populärvetenskaplig karaktär och riktar sig mot allmänheten. Även debattinlägg räknas hit.

1. Publikationen skickas nu till biblioteket för granskning och komplettering (validering). Du kan inte själva komma åt publikationen längre men under Publications i vänster meny kan du se alla dina publikationer och om de har validerats.
2. När publikationen är validerad får du ett epost-meddelande samt möjlighet att komplettera med programkoppling, koppling till de globala målen för hållbar utveckling, forskningsämne och med en fulltext för öppet tillgängliggörande.
3. Publikationer inom ramen för din SLU-anställning som registreras i publikationsdatabasen görs i valideringen öppet tillgängliga om du bifogat en fulltext och kryssat jag för open access-publicering. Om din publikation har ett embargo från förlaget kan du ändå lägga in den direkt. Bibliotekets granskare ställer in korrekt datum och texten blir inte tillgänglig online förrän embargotiden gått ut. 
4. Det är först när publikationerna validerats som de blir tillgängliga i sökgränsnittet (https://publications.slu.se/), i Search SLUpub högst upp i webbfönstret i inloggat läge, i de dynamiska publikationslistorna på SLU-webben och ingår i underlag för intern uppföljning och medelstilldelning. 

5. Publikationer som registreras i SLU:s publikationsdatabas överförs automatiskt till den nationella databasen SwePub, som innehåller vetenskaplig publicering vid svenska lärosäten. SwePub utvecklas i samarbete mellan Vetenskapsrådet och Kungliga biblioteket för att ligga till grund för analyser och nationell information om forskning. Alla publikationer som tillgängliggörs i fulltext levereras till Kungliga biblioteket för så kallad e-plikt, enligt Lag (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material.

Prioritering

Biblioteket granskar och kompletterar (validerar) alla publikationsposter som registreras i publikationsdatabasen. Eftersom antalet registrerade publikationer och behoven av underlag för analyser varierar över året görs det ibland prioriteringar när det gäller vilken typ av publikationer som biblioteket i första hand validerar. Biblioteket hanterar inkommande publikationer så fort vi kan, kontakta oss om något brådskar.