Personuppgiftsbehandling på SLU-biblioteket

Sidan granskad:  2025-03-12

För att du ska kunna utnyttja bibliotekets olika tjänster behöver vi ofta samla in och behandla dina personuppgifter. På den här sidan kan du ta del av hur vi behandlar personuppgifter i våra system och vad du har för rättigheter som registrerad i systemen.

SLU-biblioteket samlar in och behandlar personuppgifter i flera olika system. Vissa aspekter av behandlingen är gemensamma för alla system, medan vissa är specifika för respektive system. Här nedan listar vi det som är gemensamt för personuppgiftsbehandlingen, oavsett system. Längre ner på sidan kan du hitta vad som gäller för de olika systemen, i den utfällbara menyn.

SLU kommer även att behandla dina personuppgifter på de sätt som krävs för att SLU ska följa reglerna kring allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Kontakt

Har du några  frågor kring SLU-bibliotekets behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till den kontaktperson du hittar under respektive system här nedanför. Du kan också kontakta dataskydd@slu.se eller 018-67 20 90.

Om du inte är nöjd med SLU:s svar på din kontakt, kan du vända dig med klagomål på SLU:s behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten, imy@imy.se eller 08-657 61 00.

Lagring

Vi lagrar dina personuppgifter i olika databaser som tillhör våra system. Du kan se i den utfällbara menyn hur lång lagringstiden är för de olika systemen. Dina personuppgifter lagras också så länge det krävs enligt lagstiftningen om allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Utlämnande och överföring

Om dina personuppgifter finns i en allmän handling kan de komma att lämnas ut om någon begär ut den, om inte handlingen är belagd med sekretess Detta är i enlighet med reglerna om allmänna handlingar. Uppgifter om lån, beställningar och reservationer är belagda med sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen och lämnas därför inte ut.

När vi överför personuppgifter utanför SLU ser vi till att ha avtal med den andra parten om hur de får använda personuppgifterna.

Dina rättigheter

Du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter raderade, rättade, begränsade och att få tillgång till de personuppgifter som behandlas, samt rätten att invända mot behandlingen. För att använda dig av dina rättigheter, kontakta SLU:s dataskydd.

Kontakt

Din kontaktperson för detta system är: Love Strandberg, love.strandberg@slu.se eller ring 018-67 15 66. 

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

Vi hämtar eller registrerar dina personuppgifter i SLU-bibliotekets lånesystem i syfte att möjliggöra utlån, reservationer och beställningar, samt för att du till exempel ska kunna hantera ditt lånekonto och spara sökningar i bibliotekets söktjänst Primo. Vi kan också behöva kontakta dig angående dina lån och beställningar.

Rättslig grund

Enligt förordningen om SLU ska det finnas ett vetenskapligt bibliotek vid SLU. För att kunna erbjuda tillgång till informationsresurser använder vi ett bibliotekssystem för lånehantering. Hanteringen av dina personuppgifter i detta system är nödvändig för biblioteksverksamheten och därmed av allmänt intresse. Vi behandlar därför dina personuppgifter i bibliotekssystemet i enlighet med dataskyddsförordningen.

Överföring av personuppgifter

Dina personuppgifter hanteras av företaget Ex Libris som tillhandahåller bibliotekets låne- och söksystem. De kan också komma att överföras till Libris och andra bibliotek i samband med beställningar av fjärrlån, samt till inkassoföretag i samband med krav på försenat material.

Internationell överföring

Åtkomst till personuppgifter kan ske från länder utanför EU i samband med supportärenden för systemet.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

För anställda vid SLU hämtas följande personuppgifter från det interna systemet IDIS:

  • Namn
  • Epostadress
  • Personnummer
  • Anställningsplats
  • Postadress, om sådan finns

För studenter vid SLU hämtas följande personuppgifter från IDIS och LADOK:

  • Namn
  • Epostadress
  • Personnummer
  • Telefonnummer
  • Postadress, om sådan finns

Personnummer används för att säkerställa rätt identitet.

Allmänhetens namn, epostadress, personnummer, postadress och telefonnummer lämnas av den aktuella låntagaren vid registreringstillfället.

Lagring

Vi lagrar dina personuppgifter så länge du är aktiv som låntagare, det vill säga har aktiva lån eller är aktiv vid SLU. För anställda tas kontot bort från bibliotekssystemet 30 dagar efter avslutad anställning vid SLU. För studenter tas kontot bort 18 månader efter senaste kursregistrering. Om du har aktiva lån ligger kontot kvar tills du har återlämnat böckerna.

För dig som saknar koppling till SLU lagras personuppgifter så länge du är aktiv som låntagare, som längst 2 år efter senaste aktivitet för att underlätta för dig att låna och beställa när du behöver det.

Skyldighet att lämna personuppgifter

För att SLU-biblioteket ska kunna tillhandahålla lån och beställningar av material till dig måste du lämna dina personuppgifter till oss, eller godkänna överförande av uppgifter, samt hålla dessa uppdaterade.

Kontakt

Din kontaktperson för detta system är: Love Strandberg, love.strandberg@slu.se eller ring 018-67 15 66.

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

Vi på biblioteket hanterar dina personuppgifter i ärendehanteringssystemet LibAnswers för att du ska kunna kontakta oss via e-post och chatt, och för att vi ska kunna säkerställa att ditt ärende hanteras på ett korrekt sätt.

Rättslig grund

Enligt förordningen om SLU ska det finnas ett vetenskapligt bibliotek vid SLU. För att kunna erbjuda biblioteksservice av god kvalitet använder vi ett ärendehanteringssystem. Hanteringen av dina personuppgifter i detta system är nödvändig för biblioteksverksamheten och därmed av allmänt intresse. Vi behandlar därför dina personuppgifter i LibAnswers i enlighet med dataskyddsförordningen.

Överföring av personuppgifter

När du skickar e-post eller chattar med SLU-biblioteket så överförs dina personuppgifter till Springshare, som tillhandahåller ärendehanteringssystemet LibAnswers. 

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

  • Namn
  • E-post
  • IP-adress

Den som kontaktar biblioteket kan också välja att lämna andra personuppgifter som till exempel personnummer, adress eller telefonnummer. Källan till personuppgifterna är den som kontaktar biblioteket.

Lagring

Inga uppgifter i ett ärende sparas längre än 18 månader. Radering sker automatiskt varje dag.

Kontakt

Din kontaktperson för detta system är: Peter Nilén, peter.nilen@slu.se eller 070-865 52 27.

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

Dina personuppgifter som anställd använder vi för att du ska kunna registrera dina publikationer i SLU:s publikationsdatabas (SLUpub). Publikationsdata sammanställs och används inom SLU för uppföljning och medelstilldelning, för synliggörande av SLU:s vetenskapliga publicering samt för leverans till nationella system.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

  • SLU-anställdas namn
  • e-post
  • personnummer
  • anställningsplats. 

Denna information kommer från SLU:s interna system IDIS. Personnummer används för att knyta publikationer till rätt person.  

Författarnamn, affiliering och andra personuppgifter kan komma att hämtas från externa publikationsdatabaser.

Rättslig grund

Enligt förordningen om SLU ska det finnas ett vetenskapligt bibliotek vid SLU. Allt som publiceras vid SLU ska registreras i SLU:s publikationsdatabas, SLUPub. Den här typen av infrastruktur för forskning är av allmänt intresse och vi behandlar därför dina personuppgifter i SLUpub i enlighet med dataskyddsförordningen.

Om du som registrerad väljer att använda tjänsten ORCID gäller samtycke som rättslig grund.

Överföring av personuppgifter

  • Clarivate Analytics (för analys av publicering).
  • Amazon AWS (tillhandahåller molntjänster).
  • Glesys (leverantör av virtuella servrar).
  • SwePub (Kungliga bibliotekets nationella forskningsdatabas).

Internationell överföring

  • ORCID - om du som registrerar väljer att använda tjänsten ORCID överför vi personuppgifter dit. 
  • Crossref - för tillhandahållande av DOI (persistenta identifierare).

Lagring

Dina personuppgifter kommer att lagras så länge publikationsdatabasen existerar. Historisk data krävs för att uppnå syftet med publikationsdatabasen vad gäller analys, uppföljning och medelstilldelning.

Återkallande av samtycke

Om du som registrerad väljer att använda tjänsten ORCID bygger personuppgiftsbehandlingen på ditt samtycke. Du har rätt att återkalla detta samtycke. Detta gör du genom att logga in i SLUpub och gå in under My Settings.

Kontakt

Din kontaktperson för detta system är: Peter Nilén, peter.nilen@slu.se eller 070-865 52 27.

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

Vi använder dina personuppgifter som student, handledare eller examinator i syfte att tillgängliggöra studentarbeten fritt i Epsilons repositorium för studentarbeten.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

  • Författarens/författarnas namn och födelseår.
  • Författarens/författarnas e-post.
  • Kursansvarig institution.
  • Programkoppling och kurskod.
  • Handledares namn och e-post.
  • Examinators namn och e-post.
  • IP-nummer från besökare sparas för besöksstatistik.

Källan till personuppgifterna är den som registrerar publikationen, eller information hämtad från själva publikationen.

Rättslig grund

Enligt förordningen om SLU ska det finnas ett vetenskapligt bibliotek vid universitetet. Studentarbeten (självständiga arbeten)  som godkänns vid SLU registreras och publiceras i Epsilons repositorium för studentarbeten. Detta är en del av utbildningen vid SLU och därför av  allmänt intresse och vi behandlar därför dina personuppgifter i Epsilons repositorium för studentarbeten i enlighet med dataskyddsförordningen.

Överföring av personuppgifter

Vi överför dina personuppgifter till Glesys som är leverantör av virtuella servrar. Personuppgifter överförs också till Ex Libris som tillhandahåller bibliotekets söksystem. 

Lagring

För att kunna tillgängliggöra studentarbeten fritt i Epsilon kommer dina personuppgifter att lagras så länge databasen existerar.

Kontakt

Din kontaktperson för detta system är: Peter Nilén, peter.nilen@slu.se eller 070-865 52 27.

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

Dina personuppgifter som anställd använder vi för att du ska kunna tillgängliggöra dina publikationer fritt i det öppna repositoriet.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

  • Författarens/författarnas namn
  • Författarens/författarnas institution.
  • Författarens/författarnas e-post.
  • IP-nummer från besökare sparas för besöksstatistik.

Källan till personuppgifterna kan vara du själv eller någon annan som registrerar publikationen, men det kan också vara information hämtad från själva publikationen.

Rättslig grund

Enligt förordningen om SLU ska det finnas ett vetenskapligt bibliotek vid universitetet. Avhandlingar, rapporter och faktablad som publiceras vid SLU ska tillgängliggöras i SLU:s öppna repositorium. Forskare uppmuntras också att deponera publicerade artiklar i repositoriet. Tillgängliggörande av forskning är av allmänt intresse och vi behandlar därför dina personuppgifter i repositoriet i enlighet med dataskyddsförordningen.

Överföring av personuppgifter

Vi överför dina personuppgifter till Glesys som är leverantör av virtuella servrar. Personuppgifter överförs också till Ex Libris som tillhandahåller bibliotekets söksystem och till den nationella bibliotekskatalogen Libris. 

Lagring

För att uppfylla repositoriets syfte att tillgängliggöra forskning från SLU kommer dina personuppgifter lagras så länge databasen existerar.

Kontakt

Din kontaktperson för denna behandling är Kitte Dahrén, mejla kitte.dahren@slu.se eller ring 018-67 35 08. 

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

För att kunna utveckla bibliotekets verksamhet utifrån dina behov som användare bjuder vi in och samlar biblioteksanvändare i en användarpanel. För att kunna administrera användarpanelen och rekrytera relevanta testpersoner behöver vi samla in och hantera personuppgifter.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

  • Medlemmens för- och efternamn
  • Medlemmens e-postadress
  • Medlemmens telefonnummer
  • Medlemmens affiliering till SLU
  • Medlemmens ålder och könstillhörighet

Medlemmen kan också välja att lämna känsliga personuppgifter, som till exempel en neuropsykiatrisk diagnos eller dyslexi. Medlemmen är källan till samtliga personuppgifter, och dessa lämnas vid tillfället för registrering. 

Rättslig grund

Du som registrerad väljer själv att gå med i panelen och det är därför samtycke som är den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter.

Överföring av personuppgifter

Vi överför inga personuppgifter från användarpanelen. 

Lagring

Vi lagrar dina personuppgifter så länge du är en aktiv panelmedlem. Vi raderar dina personuppgifter ett år efter anmälningsdatum till panelen eller senaste kontakt/undersökning.

Återkallande av samtycke

Du som har anmält dig till panelen kan när som helst återkalla ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter i bibliotekets användarpanel. 

Kontakt