På den här sidan finns en guide för administratörer som registrerar studentarbeten i Epsilons repositorium för studentarbeten.
Institutionens administratör registrerar studentarbeten. Studenten ansvarar för att rapporten är rätt formaterad, och kursledaren ser till att administratören får den godkända versionen.
Guide för administratörer som registrerar studentarbeten
Skapa ett konto i Epsilon om du är administratör och det är första gången du ska registrera studentarbeten. Skriv in din SLU-epost adress samt välj ett personligt användarnamn och lösenord. Använd inte bokstäverna å, ä, ö.
Ett mejl skickas till din e-postadress med en länk (observera att mejlet ibland kan hamna i skräppost).
Klicka på länken i mejlet för att gå vidare och aktivera ditt lösenord. Du blir då också inloggad i systemet för första gången.
Se till att du har den senaste och godkända versionen av arbetet.
Kontrollera om studenten har gett sitt godkännande för publicering. Detta kan göras antingen genom en kryssruta i mallen eller enligt institutionens riktlinjer.
Arbetet ska registreras i Epsilon som vanligt, även om studenten har nekat publicering. I sådana fall blir filen inte offentlig men arkiveras automatiskt. Endast metadata och sammanfattning bli synliga och sökbara.
Starta en ny registrering genom att klicka på "Publicera nytt dokument". Om du ofta registrerar liknande arbeten kan du spara tid genom att använda en mall. Kontakta biblioteket om du vill ha hjälp att skapa en.
Ange nivån på arbetet och klicka på "Nästa sida" för att fortsätta.
Ladda upp filen genom att klicka på "Välj fil/Browse" och välja rätt dokument. Observera att:
Dokumentet måste vara en sammanhängande pdf-fil.
Det ska vara den slutgiltiga, godkända versionen av studentens arbete.
Filnamnet ska följa formatet: efternamn-förnamnsinitial-datum.
Exempel: hällgren-å-20230410.pdf för Åsa Hällgren, deponeringsdatum 10 april 2023.
För flera författare: hällgren-å-et-al-20230410.pdf.
Slutför uppladdningen – i de flesta webbläsare sker detta automatiskt. Vänta tills det är klart och klicka sedan på "Nästa sida".
Lägg till extra information om filen vid behov, t.ex. embargotid. Klicka på "Visa val", fyll i informationen och fortsätt genom att klicka på "Nästa sida".
Fyll i uppgifter om arbetet på nästa sida.
Här anger du studentens val av publicering samt eventuell fördröjd publicering (embargo).
Obligatoriska fält är markerade med en stjärna (*).
Hjälptexter finns vid varje fält för mer information och exempel.
När du är klar, klicka på "Nästa sida".
Slutför registreringen på sista sidan genom att klicka på "Deponera dokument nu".
Om du vill spara registreringen och återkomma senare, klicka på "Spara till senare".
För att göra ändringar i en sparad registrering, klicka på "Redigera posten", gör ändringarna och deponera dokumentet.
Efter registreringen
Det uppladdade dokumentet hamnar i bibliotekets redigeringskö och är endast tillgängligt för bibliotekets personal.
Biblioteket granskar och kompletterar informationen innan arbetet blir tillgängligt online.
Har du frågor eller behöver ändra något efter deponeringen? Kontakta biblioteket.
Viktigt: Filer som har publicerats online i Epsilon byts endast ut i undantagsfall. Se Utbildningshandboken för mer information. Vid behov kan errata publiceras.
Godkända självständiga arbeten publiceras i SLU:s elektroniska publiceringsverktyg, Epsilon, enligt riktlinjerna i Utbildningshandboken vid SLU.
Studentens publiceringsval
Studenter äger upphovsrätten till sina arbeten och måste godkänna publiceringen. Godkännandet kan ske via mallen för studentarbeten eller enligt institutionens riktlinjer. Studenter kan välja mellan två alternativ:
Publicering godkänd: Fulltext (pdf) och metadata blir synliga, sökbara och möjliga att ladda ner.
Publicering nekad: Fulltexten arkiveras elektroniskt, men endast metadata och sammanfattning blir synliga.
Oavsett publiceringsval ska arbetet deponeras i Epsilon för långsiktig arkivering enligt Arkivlagen.
E-arkivering av studentarbeten
Sedan höstterminen 2018 förs publicerade studentarbeten automatiskt över till SLU:s centrala e-arkiv, vilket ersätter behovet av pappersarkivering.
Studenten kan godkänna en fördröjd publicering (embargo), utan att prefekt, dekan eller bibliotek behöver kontaktas.
Handledare kan föreslå embargo, men studenten måste godkänna det.
Embargo bör vara undantagsfall och normalt inte överstiga 12 månader.
Administratören registrerar embargots slutdatum i Epsilon. Metadata och sammanfattning blir synliga direkt, men filen blir tillgänglig först efter embargots utgång.