SLU:s datahanteringspolicy

Sidan granskad:  2025-05-19

SLU:s datahanteringspolicy syftar till att öka kvalitet, spridning, genomslag och innovationskraft i universitetets forskning och miljöanalys.

Policyn i korthet

Policyn beskriver principer för datahantering vid SLU, bland annat gällande lagring, publicering och tillgängliggörande, och betonar vikten av god datahantering inom forsknings och miljöanalys. Policyn gäller alla typer av digitala data som produceras och bearbetas inom forskning och miljöanalys vid SLU. I korthet är SLU:s policy att:

  • Den forskning och miljöanalys som bedrivs vid SLU präglas av god datahantering genom hela livscykeln.
  • Data från forskning och miljöanalys görs tillgängliga så öppet som möjligt och så begränsat som nödvändigt.
  • Tillgängliggjorda data är sökbara, välbeskrivna, identifierbara, återanvändbara och maskinläsbara.
  • FAIR-principerna följs.
  • Datahanteringsplaner används för att säkerhetsställa god datahantering inom forskningsprojekt och miljöanalysverksamheter.
  • Data och metadata förvaras på ett säkert sätt.
  • Informationssäkerhet och dataskydd säkerställs genom att lagar, etiska riktlinjer för forskning och universitetets egna regler efterlevs.
  • Arkivering av data ska ske senast då ett projekt eller en undersökning avslutas.

Datahanteringsstöd vid SLU

SLU har en stödfunktion för hantering av data från forskning och miljöanalys som hjälper anställda med de områden som policyn täcker.

Läs mer på medarbetarwebben:

På SLU-bibliotekets webb finns också information om datahantering:

Sammanfattning och vägledning

Policyn säger:

SLU stödjer FAIR-principerna och ser korrekt hanterade, åtkomliga och återanvändbara data som en värdefull och nödvändig resurs för att bedriva forskning, undervisning och miljöanalys av hög kvalitet.

FAIR-principerna innebär att forskningsdata ska vara:

  • Findable (sökbara)
  • Accessible (tillgängliga)
  • Interoperable (kompatibla)
  • Reusable (återanvändningsbara).

Principerna har de senaste åren fått mycket starkt genomslag och blivit ledord för god datahantering och öppen tillgång till data.

Mer om hur man kan gå till väga för att uppfylla kriterierna finns här:

Data kan i sig inte ägas. Däremot kan deras användning och hantering vara reglerad på olika sätt. Det är viktigt att säkerställa om och hur de aktuella datamängderna regleras i samband med både användning och tillgängliggörande.

Eventuella avtal och regleringar (exempelvis databasrättigheter, upphovsrätt, avtal, lagstiftning om företagshemligheter, dataskyddsförordingen och lagstiftning om personuppgifter) har företräde framför principerna i policyn, men så långt möjligt bör principerna tas i beaktande när avtal formuleras.

Policyn säger:

En datahanteringsplan ska upprättas, diarieföras och därefter underhållas över tid för varje nytt projekt och/eller undersökning inom forskning och miljöanalys vid SLU.

En datahanteringsplan är ett dokument som beskriver hur data hanteras och dokumenteras under och efter ett projekt.

SLU:s stödfunktion för datahantering har färdiga mallar och kan ge support. Du kan också läsa mer i SLU-bibliotekets guide:

Policyn säger: 

Data med tillhörande metadata och eventuell dokumentation måste förvaras på ett säkert sätt. De ska vara skyddade från otillåten åtkomst och förlust, oavsett om data ska göras öppet tillgängliga eller inte.
  • För att kunna använda en molntjänst för förvaring av personuppgifter måste det finnas ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören av tjänsten.
  • Molntjänster får inte användas för lagring eller bearbetning av känsliga personuppgifter.
  • Den primära lagringen ska ske på datorer och lagringsmedium som regelbundet säkerhetskopieras.

Mer information om lagring:

  • Guide: Lagra och säkerhetskopiera vetenskapliga data vid SLU
  • IT-avdelningens information om lagring på medarbetarwebben: Fillagring

Policyn säger: 

Dataproducenter ska sörja för att forsknings- och miljöanalysdata skyddas, informationsklassas och riskbedöms och att informationssäkerhet och dataskydd iakttas i enlighet med lagstiftning, god forskningssed samt universitetets bestämmelser och anvisningar.
  • Enheten för säkerhet har mer information på medarbetarwebben: Informationssäkerhet (kräver inlogg)  

Policyn säger: 

”Data som är genererade inom forskning och miljöanalys vid SLU ska vara öppet tillgängliga med så få restriktioner som möjligt. Data ska tillgängliggöras enligt principen ’så tidigt som möjligt, så sent som nödvändigt’, utifrån projektets eller undersökningens förutsättningar.
  • Kravet gäller från och med policyns införande, och alltså inte retroaktivt för data insamlade innan september 2022.
  • Policyn reglerar inte i detalj vilka data som ska tillgängliggöras, i vilken form (rådata, bearbetade data, aggregerade data) eller vid vilken tidpunkt

Data bör i möjligaste mån tillgängliggöras i repositorier (datakataloger)  som förser data med persistenta identifierare (PID). Företrädesvis bör ett certifierat repositorium användas. I de fall då själva datamängderna inte kan tillgängliggöras (t.ex. på grund av sekretess eller personuppgifter) bör metadata publiceras om det är möjligt.

SLU-anställda kan publicera data kostnadsfritt i forskningsdataportalen Researchdata.se (som tillhandahålls av Svensk Nationell Datatjänst). SLU:s datahanteringsteam hjälper till med publiceringen. Läs mer:

Policyn säger:

I datakataloger kan ofta licens för data anges i metadata. Genom licenser får användare kännedom om för vilka ändamål data får användas och villkor för vidare delning. Licenser är en viktig delkomponent i att uppfylla FAIR-principerna för data.

Information om licenser vid publicering av data finns i vår FAQ (på engelska): 

Policyn säger: 

Forsknings- och miljöanalysdata som produceras vid SLU betraktas som allmänna handlingar och lyder under den grundlagsskyddade offentlighetsprincipen. Det innebär som regel att data måste utlämnas på begäran och att de ska bevaras i SLU:s arkiv.

Enligt Riksarkivets föreskrifter har lärosätena ansvar för arkivering av allmänna handlingar. Ansvaret innebär bland annat att lärosätena ska vidta åtgärder så att digitala forskningshandlingar kan presenteras och vara förståeliga samt tillförlitliga under hela den tid de ska bevaras.

Personal verksam inom forskning och miljöanalys

Det är alltid den som är ansvarig för en undersökning som har huvudansvaret för sin egen verksamhet, och som ska tillse att god forskningssed, gällande lagstiftning och fastställda rutiner följs.

Dataansvarig

Den som är ansvarig för ett projekt eller undersökning har huvudansvaret för att lagar och regler följs. För alla projekt/undersökningar ska en dataansvarig person utses och namnges i datahanteringsplanen (vanligen utsedd projektledare, PI). Dataansvarig ska se till att datahanteringspolicyn följs samt se till att nödvändiga avtal upprättas. Om dataansvarig lämnar SLU tar prefekten vid institutionen över detta ansvar. Data som har producerats vid SLU ska bevaras vid SLU även om dataansvarig byter arbetsplats.

Prefekter eller motsvarande

Prefekten har ett övergripande ansvar för att forskning och miljöanalys som bedrivs vid institutionen följer datahanteringspolicyn. Prefekten ska också, i egenskap av informationsägare, ta ett övergripande ansvar för att information, däribland forsknings- och miljöanalysdata, skyddas, informationsklassas och riskbedöms.

SLU

SLU har som huvudman för den forskning och miljöanalys som bedrivs vid universitetet det övergripande ansvaret för att data som genereras hanteras lagligt, korrekt och säkert. SLU ska se till att det utvecklas stödfunktioner och infrastruktur som möjliggör efterlevnad av policyn.

Policyn säger: 

Kostnader för datahantering som relaterar till ett externfinansierat projekt bör ingå i projektansökan till finansiären. För uppdrag inom miljöanalys bör kostnaderna specificeras i avtal med beställaren.

Läs hela policyn

Policyn kan laddas ned från medarbetarwebben:

Kontakt