Rapportera incidenter i IA-systemet

Det är viktigt att alla inom SLU känner ett ansvar för att rapportera, även händelser som inte inträffar inom den egna verksamheten.

För att SLU ska kunna förebygga och undvika alla slags olyckor och arbetsrelaterade sjukdomar behöver alla medverka genom att rapportera in tillbud och faktiska händelser. Som myndighet och arbetsgivare är vi också skyldiga att rapportera vissa händelser.

Att händelser rapporteras ger oss möjlighet att se eventuella mönster och följa upp statistik så att förebyggande åtgärder och arbetsinsatser kan vidtas strukturerat och systematiskt. Det som för den enskilda kan uppfattas som en isolerad händelse kan i själva verket vara en serie av händelser som pekar på ett visst mönster.

Det är bra om du rapporterar så snart som möjligt efter att någonting har hänt. Dels för att du har händelsen i färskt minne, dels för att de ansvariga inom SLU ska kunna agera och informera vid behov.

Vem som utför eller ansvarar för eventuella åtgärder beror på vad som hänt. Olika personer och funktioner kan bli inblandade. Det kan vara prefekten (chefen) vid den institution där du läser en kurs, säkerhetsenheten, miljöenheten med flera).

När du trycker på "Rapportera i IA-ssystemet" kan du välja någon av nedanstående typer av händelser. Om det gäller allvarliga arbetsolyckor eller arbetstillbud måste den ansvariga chefen också anmäla händelsen till Arbetsmiljöverket, och ibland även till andra myndigheter.

Riskobservation: Du ser (observerar) en risk för att något skulle kunna hända ("Aha"). Det är önskvärt att fånga upp faran redan i detta läge, innan olyckan varit framme.

Tillbud: Något har inträffat, men ingen person skadades ("Oj"). 

Smittsamma sjukdomar som kan orsaka infektion hos medarbetare och studenter i samband med arbete och undervisning ska anmälas som tillbud. Exempel på sådana sjukdomar är cryptosporidium, campylobacter, hepatit A-E, salmonella, giardia, sorkfeber, TBE och borrelia. Flera av dessa sjukdomar klassas som allmänfarliga sjukdomar och ska också anmälas till Arbetsmiljöverket som ett allvarligt tillbud.

Olycksfall: Något har inträffat och minst en person blev skadad ("Aj"). Det spelar ingen roll hur liten skadan är. 

Färdolycksfall: Ett olycksfall som har inträffat på vägen till eller från jobbet/studierna, förutsatt att personen rest den normala vägen. Sådant som händer innan resan börjar respektive slutar är inte färdolycksfall.

Arbetssjukdom: En personskada eller sjukdom orsakad av långvarig belastning såsom tungt eller ensidigt arbete, vibrationer, skadliga ämnen eller psykiskt påfrestande arbetsförhållanden. Även psykosociala händelser kan anmälas som arbetssjukdom.

Förbättringsförslag: Denna kategori väljer du om du har idéer eller förslag på åtgärder som skulle kunna bidra till en bättre arbetsmiljö på SLU. 

Miljö: Som miljöavvikelse räknas miljöskadliga incidenter, till exempel oavsiktligt utsläpp till luft, mark eller vatten. Även sådant som inte följer miljöledningssystemets rutiner räknas hit, till exempel energi- eller resurslöseri eller brister i avfallshanteringen. Under denna kategori kan du också lämna miljöförbättringsförslag.

Egendom/Säkerhet: Oavsett om det handlar om egendomsrisker, personsäkerhet, informationssäkerhet eller något annat som du upplever som säkerhetsrelaterat bör du rapportera det. Det kan till exempel vara brandtillbud, inbrott, skadegörelse, personhot, förlust av dator eller mobil, förlust av information, phisingförsök, vd-bedrägerier, spam eller dataintrång. Personuppgiftsincidenter måste alltid rapporteras, se nedan. Under kategorin Egendom/Säkerhet kan du också lämna förslag på säkerhetsförbättringar.

Personuppgiftsincident: Personuppgiftsincidenter ska rapporteras i IA-systemet under kategorin Egendom/Säkerhet. En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust, ändring, obehörigt röjande eller obehörig åtkomst till personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats.

Kvalitet: För de verksamheter som arbetar med kvalitetsledning ska även sådana händelser rapporteras i IA-systemet. Under denna kategori kan du också lämna kvalitetsförbättringsförslag.

Kränkning/Diskriminering: Kategorin används för att rapportera trakasserier, sexuella trakasserier, repressalier och kränkande särbehandling.

Trakasserier är när någon kränker en persons värdighet kopplat till någon av diskrimineringsgrunderna. Diskrimineringsgrunderna är kön, könsidentitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder.

Sexuella trakasserier är ett beteende av sexuell natur som kränker någons värdighet.

Repressalier är när en person i rollen som arbetsgivare vidtar åtgärder mot en medarbetare, eller när någon i rollen som utbildningsanordnare vidtar åtgärder mot en student, och åtgärderna har karaktär av bestraffning eller hämnd.

Kränkande särbehandling definieras som handlingar som riktas mot en eller flera personer på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att den som utsätts ställs utanför gemenskapen i studie- eller arbetsgruppen.

Rapportera på dator

Rapportera genom att klicka på knappen Rapportera i IA-systemet högst upp på denna sida och följa anvisningarna. Du kan också använda knappen När något hänt på studentwebbens startsida.

Rapportera i IA-appen

IA-appen har en funktion för förenklad rapportering av händelser. Appen finns för iOS, Android och Windows Phone.

Läs mer om hur du installerar och rapporterar i appen.

• Vad står IA för och vad är ändamålet med systemet? 

IA står för Informationssystem Arbetsmiljö. Systemet är ett stöd i det systematiska arbetsmiljö-och förbättringsarbetet vid SLU. 

• Hur anmäler jag? 

Medarbetare anmäler via medarbetarwebben och studenter via studentwebben genom att klicka på knappen “När något hänt”. Det går också att anmäla i IA-appen.  

• Hur rapporterar jag i appen? 

Appen finns för iOS, Android och Windows phone. Logga in manuellt med nedanstående uppgifter:

• Användare: SLUapp 
• Lösenord: SLUapp2019 
  
  
• Finns IA-systemet på annat språk än svenska? 

Ja, IA-systemet finns på flera språk. Den som rapporterar kan själv ställa in vilket språk som ska användas. Den information som rapporteras in i systemet måste dock skrivas på svenska eller engelska så att de som behöver ta del av rapporten kan göra det. 

• Vad händer när ett ärende har rapporterats in? 

Studentärenden som gäller olyckor och tillbud hamnar hos en superanvändare och styrs om till prefekten vid institutionen där studenten är registrerad på en kurs. Institutionens skyddsombud och HR-specialist får också mejl om att händelsen har registrerats. Prefekten kan vid behov välja att involvera fler, till exempel studierektorn eller en lärare, för att utreda händelsen och vidta lämpliga åtgärder.

Andra typer av händelser går till olika funktioner. Till exempel går ärenden som gäller trakasserier och kränkningar till SLU:s utredningsteam (se mer nedan), och säkerhetsärenden går till SLU:s säkerhetsenhet. 

•  Vilka är systemägare för IA-systemet på SLU? 

Avdelningen för Infrastruktur (Infra) är systemägare och informationsägare. Personalavdelningen är också informationsägare tillsammans med Infra.  

• Kan man anmäla anonymt? 

Utgångspunkten är att rapportering inte ska ske anonymt. En anonym rapportering gör det svårare för den ansvariga chefen/prefekten att utreda ärendet och de åtgärder som sätts in får kanske inte rätt effekt.

Vill du ändå rapportera anonymt kan du exempelvis prata med studerandeskyddsombudet eller motsvarande vid din studentkår och be hen rapportera ärendet i IA-systemet.

Personnummer behöver anges i anmälan. Vid en anonym anmälan kan du ersätta de fyra sista siffrorna med 0000 eller skriva "19121212-1212" istället för personnumret.  

• Hur ska kränkningar och trakasserier rapporteras? 

Det finns en kategori för detta i rapporteringsformuläret. Dessa rapporter går till SLU:s utredningsteam. Läs mer om rapportering och utredning av trakasserier, sexuella trakasserier och kränkningar.  

• Hur rapporterar jag hot och våld? 

Uppstår det en situation där någon utsätts för våld eller hot om våld och det är akut ska du larma polisen genom att ringa 112. Hot- eller våldssituationer ska rapporteras och hanteras i IA-systemet.