Information om hantering av personuppgifter i samband med akademiska högtider

Personuppgiftsansvarig

Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Din kontaktperson för denna behandling är

Akademiintendenturen vid SLU, akademiintendenturen@slu.se.

SLU:s dataskyddsombud nås på dataskydd@slu.se.

Ändamål

Akademiintendenturen vid SLU ansvarar för planering och genomförande av universitetets akademiska högtider och andra evenemang. För att administrera inbjudan, anmälan, kostpreferenser och bordsplacering behöver vi samla in personuppgifter i form av namn, titel, företag (alt. fakultet och institution), e-post, kön (för bordsplacering) och kostpreferenser. För betalande gäster behandlas även personnummer och postadress för fakturering av kuvertpriset.

Akademiska högtider och ceremonier samt andra evenemang är också tillfällen där SLU fotograferar och ibland även filmar. Detta material används i universitetets publika kanaler, och länk till foton skickas även ut efter avslutat evenemang. I vissa fall kan det förekomma att namn på personer anges i bildtexter eller filmklipp. Det övergripande syftet med bildmaterialet är att informera om universitetets genomförda evenemang och ge deltagarna möjlighet att ta del av bilder för privat bruk.  

SLU kommer även att behandla dina personuppgifter på de sätt som krävs enligt lagstiftningen om allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

Inbjudan skickas ut till personer som är relevanta för respektive högtid/evenemang, så kallade huvudbokare. De kan i sin tur bjuda in en eller flera gäster. Huvudbokaren ska då ange namn, titel, kön och kostpreferenser för dessa gäster. Huvudbokaren ansvarar sedan för att informera sina gäster om SLU:s hantering av dessa personuppgifter.

Rättslig grund

Akademiska högtider är en plattform där universitetet sprider kunskap om sin verksamhet och forskning. De är även en möjlighet för näringslivet att skapa kontakter med forskare på SLU för att utveckla samverkan. På detta vis sker behandlingen för att uppfylla en uppgift av allmänt intresse, nämligen att SLU, enligt högskolelagen, ska samverka med samhället och verka för att forskningen kommer allmänheten till nytta.

Utlämnande

Om dina personuppgifter finns i en allmän handling kan SLU, i enlighet med reglerna om allmänna handlingar, komma att lämna ut dina personuppgifter till den som begär ut en sådan handling. Det gäller inte om personuppgifterna har belagts med sekretess.

Uppgifter om namn och kostpreferenser lämnas till leverantören av förtäring och bordsplacering.

Lagring

Dina personuppgifter lagras också så länge det krävs enligt lagstiftningen om allmänna handlingar och myndigheters arkiv. Uppgifter om kostpreferenser raderas efter genomfört evenemang.

Dina rättigheter

Du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter raderade, rättade, begränsade och att få tillgång till de personuppgifter som behandlas, samt invända mot behandlingen. För att utnyttja dina rättigheter, kontakta dataskydd@slu.se.

Synpunkter

Om du har synpunkter på SLU:s personuppgiftsbehandling kan du vända dig till dataskydd@slu.se.

Du har alltid rätt att vända dig till Integritetsskyddmyndigheten med klagomål, imy@imy.se eller 08-657 61 00.