Personuppgiftsbehandling på SLU-biblioteket

Senast ändrad: 09 augusti 2018

För att du ska kunna utnyttja bibliotekets olika tjänster behöver vi ofta samla in och behandla dina personuppgifter. På den här sidan kan du ta del av hur vi behandlar personuppgifter i våra system och vad du har för rättigheter som registrerad i systemen.

SLU-biblioteket samlar in och behandlar personuppgifter i flera olika system. Vissa aspekter av behandlingen är gemensam för alla system, medan vissa är specifika för respektive system. Här nedan listar vi det som är gemensamt för personuppgiftsbehandlingen, oavsett system. Längre ner på sidan kan du hitta vad som gäller för de olika systemen, i den utfällbara menyn.

SLU kommer även att behandla dina personuppgifter på de sätt som krävs för att SLU ska följa reglerna kring allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Kontakt

Har du några  frågor kring SLU-bibliotekets behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till den kontaktperson du hittar under respektive system här nedanför. Du kan också kontakta dataskydd@slu.se eller 018-67 20 90.

Om du inte är nöjd med SLU:s svar på din kontakt, kan du vända dig med klagomål på SLU:s behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen, datainspektionen@datainspektionen.se eller eller 08-657 61 00.

Lagring

SLU-biblioteket lagrar dina personuppgifter i olika databaser som tillhör våra system. Du kan se i den utfällbara menyn hur lång lagringstiden är för de olika systemen. Dina personuppgifter lagras också så länge det krävs enligt lagstiftningen om allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Utlämnande och överföring

Om dina personuppgifter finns i en allmän handling kan de komma att lämnas ut om någon begär ut den, i enlighet med reglerna om allmänna handlingar, såvida inte handlingen är belagd med sekretess. Uppgifter om lån, beställningar och reservationer är belagda med sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen och lämnas därför inte ut.

När vi överför personuppgifter utanför SLU ser vi till att ha avtal med den andra parten om hur de får använda personuppgifterna.

Dina rättigheter

Du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter raderade, rättade, begränsade och att få tillgång till de personuppgifter som behandlas, samt rätten att invända mot behandlingen. För att använda dig av dina rättigheter, kontakta SLU:s dataskydd.

Information för specifika system

Bibliotekets sök- och lånesystem

Kontakt

Din kontaktperson för detta system är: Anna Kågedal, anna.kagedal@slu.se eller 018-67 28 42.

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

Vi hämtar eller registrerar dina personuppgifter i SLU-bibliotekets lånesystem i syfte att möjliggöra utlån, reservationer och beställningar, samt för att du till exempel ska kunna hantera ditt lånekonto och spara sökningar i bibliotekets söktjänst Primo. Vi kan också behöva kontakta dig angående dina lån och beställningar.

Rättslig grund

Enligt förordningen om SLU ska det finnas ett vetenskapligt bibliotek vid SLU. För att kunna erbjuda tillgång till informationsresurser använder vi ett bibliotekssystem för lånehantering. Hanteringen av dina personuppgifter i detta system är nödvändig för biblioteksverksamheten och därmed av allmänt intresse. Vi behandlar därför dina personuppgifter i bibliotekssystemet i enlighet med dataskyddsförordningen.

Överföring av personuppgifter

Dina personuppgifter hanteras av företaget Ex Libris som tillhandahåller bibliotekets låne- och söksystem. De kan också komma att överföras till Libris och andra bibliotek i samband med beställningar av fjärrlån, samt till inkassoföretag i samband med krav på försenat material.

Internationell överföring

Åtkomst till personuppgifter kan ske från länder utanför EU i samband med supportärenden för systemet.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

För anställda vid SLU hämtas följande personuppgifter från det interna systemet IDIS:

  • Namn
  • Epostadress
  • Personnummer
  • Anställningsplats
  • Postadress, om sådan finnes

För studenter vid SLU hämtas följande personuppgifter från IDIS och LADOK:

  • Namn
  • Epostadress
  • Personnummer
  • Telefonnummer
  • Postadress, om sådan finnes

Personnummer används för att säkerställa rätt identitet.

Allmänhetens namn, epostadress, personnummer, postadress och telefonnummer lämnas av den aktuella låntagaren vid registreringstillfället.

Lagring

Vi lagrar dina personuppgifter så länge du är aktiv som låntagare, dvs har aktiva lån eller är aktiv vid SLU. För anställda tas kontot bort från bibliotekssystemet 30 dagar efter avslutad anställning vid SLU. För studenter tas kontot bort 18 månader efter senaste kursregistrering. Om du har aktiva lån ligger kontot kvar tills du har återlämnat böckerna.

För låntagare som ej är anställd eller student vid SLU lagras personuppgifter så länge du är aktiv som låntagare, som längst 2 år efter senaste aktivitet för att underlätta för dig att låna och beställa när du behöver det.

Skyldighet att lämna personuppgifter

För att SLU-biblioteket ska kunna tillhandahålla lån och beställningar av material till dig måste du lämna dina personuppgifter till oss, eller godkänna överförande av uppgifter, samt hålla dessa uppdaterade.

E-post och chatt

Kontakt

Din kontaktperson för detta system är: Anna Kågedal, anna.kagedal@slu.se eller 018-67 28 42.

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

Vi på biblioteket hanterar dina personuppgifter i ärendehanteringssystemet LibAnswers för att du ska kunna kontakta oss via e-post och chatt, och för att vi ska kunna säkerställa att ditt ärende hanteras på ett korrekt sätt.

Rättslig grund

Enligt förordningen om SLU ska det finnas ett vetenskapligt bibliotek vid SLU. För att kunna erbjuda biblioteksservice av god kvalitet använder vi ett ärendehanteringssystem. Hanteringen av dina personuppgifter i detta system är nödvändig för biblioteksverksamheten och därmed av allmänt intresse. Vi behandlar därför dina personuppgifter i LibAnswers i enlighet med dataskyddsförordningen.

Överföring av personuppgifter

När du skickar e-post eller chattar med SLU-biblioteket så överförs dina personuppgifter till Springshare, som tillhandahåller ärendehanteringssystemet LibAnswers. 

Lagring

Vi lagrar dina personuppgifter kring ett ärende i maximalt tre år, oavsett om du har haft aktiv kontakt med biblioteket via ärendehanteringssystemet senare eller inte.

Publikationsdatabasen SLUpub

Kontakt

Din kontaktperson för detta system är: Peter Nilén, peter.nilen@slu.se eller 070-865 52 27.

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

Dina personuppgifter som anställd använder vi för att du ska kunna registrera dina publikationer i SLU:s publikationsdatabas SLUpub. Publikationsdata sammanställs och används inom SLU för uppföljning och medelstilldelning, för synliggörande av SLU:s vetenskapliga publicering samt för leverans till nationella system.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

  • SLU-anställdas namn, e-post, personnummer och anställningsplats. Denna information kommer från SLU:s interna system IDIS. Personnummer används för att knyta publikationer till rätt person.  
  • Författarnamn, affiliering och andra personuppgifter kan komma att hämtas från externa publikationsdatabaser.

Rättslig grund

Enligt förordningen om SLU ska det finnas ett vetenskapligt bibliotek vid SLU. Allt som publiceras vid SLU ska registreras i SLU:s publikationsdatabas, SLUPub. Den här typen av infrastruktur för forskning är av allmänt intresse och vi behandlar därför dina personuppgifter i SLUpub i enlighet med dataskyddsförordningen.

Om du som registrerad väljer att använda tjänsten ORCID gäller samtycke som rättslig grund.

Överföring av personuppgifter

  • Clarivate Analytics (för analys av publicering)
  • Amazon AWS tillhandahåller molntjänster)
  • Glesys (leverantör av virtuella servrar)
  • SwePub (Kungliga bibliotekets nationella forskningsdatabas)

Internationell överföring

Om du som registrerad väljer att använda tjänsten ORCID överför vi personuppgifter dit. 

Lagring

Dina personuppgifter kommer att lagras så länge publikationsdatabasen existerar. Historisk data krävs för att uppnå syftet med publikationsdatabasen vad gäller analys, uppföljning och medelstilldelning

Återkallande av samtycke

Om du som registrerad väljer att använda tjänsten ORCID bygger personuppgiftsbehandlingen på ditt samtycke. Du har rätt att återkalla detta samtycke. Detta gör du genom att logga in i SLUpub och gå in under My Settings.

Epsilons arkiv för studentarbeten

Kontakt

Din kontaktperson för detta system är: Peter Nilén, peter.nilen@slu.se eller 070-865 52 27.

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

Vi använder dina personuppgifter som student, handledare eller examinator i syfte att tillgängliggöra studentarbeten fritt i Epsilons arkiv för studentarbeten.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

  • Författarens/författarnas namn och födelseår.
  • Författarens/författarnas e-post.
  • Kursansvarig institution.
  • Programkoppling och kurskod.
  • Handledares namn och e-post.
  • Examinators namn och e-post.
  • IP-nummer från besökare sparas för besöksstatistik.

Källan till personuppgifterna är den som registrerar publikationen, eller information hämtad från själva publikationen.

Rättslig grund

Enligt förordningen om SLU ska det finnas ett vetenskapligt bibliotek vid universitetet. Studentarbeten (självständiga arbeten)  som godkänns vid SLU registreras och publiceras i Epsilons arkiv för studentarbeten. Detta är en del av utbildningen vid SLU och därför av  allmänt intresse och vi behandlar därför dina personuppgifter i Epsilons arkiv för studentarbeten i enlighet med dataskyddsförordningen.

Överföring av personuppgifter

Vi överför dina personuppgifter till Glesys som är leverantör av virtuella servrar. Personuppgifter överförs också till Ex Libris som tillhandahåller bibliotekets söksystem. 

Lagring

För att kunna tillgängliggöra studentarbeten fritt i Epsilon kommer dina personuppgifter att lagras så länge databasen existerar.

Epsilons öppna arkiv

Kontakt

Din kontaktperson för detta system är: Peter Nilén, peter.nilen@slu.se eller 070-865 52 27.

Därför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter

Dina personuppgifter som anställd använder vi för att du ska kunna tillgängliggöra dina publikationer fritt i Epsilons öppna arkiv.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

  • Författarens/författarnas namn
  • Författarens/författarnas institution.
  • Författarens/författarnas e-post.
  • IP-nummer från besökare sparas för besöksstatistik.

Källan till personuppgifterna kan vara du själv eller någon annan som registrerar publikationen, men det kan också vara information hämtad från själva publikationen.

Rättslig grund

Enligt förordningen om SLU ska det finnas ett vetenskapligt bibliotek vid universitetet. Avhandlingar, rapporter och faktablad som publiceras vid SLU ska registreras i SLU:s öppna arkiv Epsilon. Forskare uppmuntras också att deponera publicerade artiklar i Epsilon. Tillgängliggörande av forskning är av allmänt intresse och vi behandlar därför dina personuppgifter i Epsilon i enlighet med dataskyddsförordningen.

Överföring av personuppgifter

Vi överför dina personuppgifter till Glesys som är leverantör av virtuella servrar. Personuppgifter överförs också till Ex Libris som tillhandahåller bibliotekets söksystem och till den nationella bibliotekskatalogen Libris. 

Lagring

För att uppfylla Epsilons syfte att tillgängliggöra forskning från SLU kommer dina personuppgifter lagras så länge databasen existerar.

Sidansvarig: bib-webbredaktionen@slu.se