Registrera studentarbete

Senast ändrad: 03 juli 2023
Två studenter arbetar i ett laboratorium, foto.

Studentarbeten registreras av institutionens administratör. Studenten ansvarar för formatering av rapporten och kursledaren ansvarar för att administratören får den godkända versionen av arbetet.

Här finns en guide för administratörer som registrerar studentarbeten i Epsilon. 

1. Registrera dig och logga in i Epsilon (endast administratörer gör detta)

  • Klicka på länken Skapa konto. Skriv in din SLU-epost adress samt välj ett personligt användarnamn och lösenord. Använd inte bokstäverna å, ä, ö. 
  • Till din e-post adress skickas ett mejl med en länk. (ibland kan dessa mejl sorteras som skräppost.) 
  • Klicka på länken i mejlet för att gå vidare och aktivera ditt lösenord. Du blir då också inloggad i systemet för första gången.

2. Välj godkänd fil

  • Viktigt att du har den sista och godkända versionen av arbetet.
  • Kontrollera om studenten har godkänt publicering av sitt arbete eller inte. Detta godkännande kan ske antingen genom kryssruta i mallen eller på det sätt institutionen beslutar.
  • Arbetet ska registreras som vanligt i Epsilon även om studenten sagt nej – filen blir då inte offentlig men arkiveras automatiskt. Se mer under Upphovsrätt och studentarbeten nedan.

3. Registrera studentarbetet i Epsilon

  • Logga in i Epsilon.
  • För att starta en ny registrering, klicka på Publicera nytt dokument. Om du har många arbeten av samma typ kan det vara en bra idé att skapa en mall som du kan använda för att spara tid. Kontakta biblioteket för hjälp med att skapa mallar.
  • Ange vilken nivå arbetet är skrivet på. För att gå vidare klickar du på Nästa sida.
  • Klicka på Välj fil/Browse för att söka fram rätt fil. Observera att det arbete du laddar upp måste vara i en enda sammanhängande fil i pdf-format och måste vara den slutgiltiga versionen av studentens godkända arbete. Filnamnet ska ha formen efternamn-förnamnsinitial-datum.
    • Exempel: hällgren-å-20230410 för Åsa Hällgren, deponeringsdatum 2023-04-10. För fler än en författare skriv hällgren-å-et-al-20230410.
  • Uppladdningen sker automatiskt i de flesta webbläsare. Vänta tills uppladdningen är klar och klicka därefter på Nästa sida.
  • Du har också möjlighet att lägga till information om filen, t.ex. eventuell embargotid. Klicka i så fall på Visa val och lägg till informationen. Klicka sedan på Nästa sida.
  • Nästa sida har ett antal fält för information om arbetet. Här markerar du också studentens val av publicering eller inte publicering på avsedd plats i formuläret, liksom om studenten godkänt eventuell fördröjd publicering (embargo). Fälten med stjärna är obligatoriska. Det finns hjälptexter vid varje fält för mer information och exempel. När du är klar klickar du på Nästa sida.
  • På sista sidan kan du skicka in din registrering genom att klicka på Deponera dokument nu. Om du istället vill vänta så klickar du på Spara till senare. Vill du då ändra något så klickar du på Redigera posten, gör ändringarna och deponerar sedan dokumentet.
  • Efter registreringen hamnar studentens arbete i bibliotekets redigeringskö och är endast åtkomligt för bibliotekets personal. Registreringen kontrolleras och kompletteras innan den blir tillgänglig online. Om du har frågor eller behöver korrigera något efter deponeringen, kontakta biblioteket.
  • Observera att filer som blivit tillgängliga online i Epsilon endast byts ut i undantagsfall. Se Utbildningshandboken för mer information. Errata kan publiceras om det behövs.

Upphovsrätt och studentarbeten

Godkända självständiga arbeten publiceras i SLU:s elektroniska publiceringsverktyg (Epsilon), som anges i Utbildningshandboken.

Som student äger du upphovsrätten till ditt arbete och behöver godkänna publiceringen. I mallen för studentarbeten finns därför möjlighet för studenten att välja om arbetet ska publiceras eller inte. Institutionen kan välja att hantera studentens godkännande på annat sätt än i mallen, om så önskas. 

  • Om studenten godkänner publicering så kommer fulltexten (pdf-filen) och metadata bli synliga, sökbara och möjliga att läsa och ladda ned för alla på internet.
  • Om studenten inte godkänner publicering, kommer endast metadata och abstract bli synliga och sökbara.

Arbetet ska oavsett detta deponeras i Epsilon så att fulltexten (pdf-filen) kan arkiveras elektroniskt, i enlighet med Arkivlagen.

E-arkivering av studentarbeten

Studentarbeten som publicerats i Epsilon förs automatiskt över för e-arkivering i SLU:s centrala e-arkivsystem från och med höstterminen 2018. Därmed är det inte längre nödvändigt att skriva ut dem på papper för arkivering.

För mer information, kontakta Enheten för arkiv, informationshantering och registratur.

Regler om embargo på studentarbeten

I enlighet med ny skrivning i Utbildningshandboken godkänner studenten publicering och eventuell fördröjd publicering (embargo) av sitt arbete. Prefekt, dekan eller biblioteket behöver inte längre kontaktas. 

Önskar handledare skjuta upp publicering av ett självständigt arbete måste studenten först ge sitt godkännande. Embargo bör enbart ske undantagsvis och i normalfallet inte överskrida 12 månader. 

Administratör anger i Epsilonformuläret om studenten godkänt publicering, eller inte, samt om godkännande av embargo finns. Slutdatum för embargo fylls i av administratör. Information om arbetet blir då synlig direkt, men själva filen kan inte öppnas förrän tiden löpt ut. 

Om embargo behöver förlängas, kontakta biblioteket@slu.se.