SLU:s datahanteringspolicy

Senast ändrad: 24 november 2022

SLU har sedan 2022 en datahanteringspolicy som ska bidra till att öka kvalitet, spridning, genomslag och innovationskraft i universitetets forskning och miljöanalys.

Policyn beskriver principer för datahantering vid SLU, bland annat gällande lagring, publicering och tillgängliggörande.

Stödverksamheter för datahantering vid SLU

Avdelningen Data Management Support vid SLU-biblioteket ger stöd åt alla SLU:are i frågor som rör hantering av data från forskning och miljöanalys, inklusive publicering, lagring och datahanteringsplaner.

Övriga stödverksamheter

Sammanfattning

Den forskning och miljöanalys som bedrivs vid SLU ska präglas av god datahantering genom hela livscykeln. Gällande lagstiftning och god forskningssed sätter ramarna för hur data ska hanteras. SLU stödjer FAIR-principerna, och har som målsättning att data från forskning och miljöanalys ska göras tillgängliga så öppet som möjligt och endast så begränsat som nödvändigt.

Nedan följer en kort sammanfattning av policyns olika delar. Hela policyn kan läsas här: Policy för hantering och tillgängliggörande av forsknings- och miljöanalysdata vid SLU (pdf).

Datahantering enligt god forskningssed

Policyn säger: Data som är genererade inom forskning och miljöanalys vid SLU ska hanteras i enlighet med god forskningssed.

En god hantering av data genom hela dess livscykel är en förutsättning för att kunna efterleva FAIR-principerna (se längre ned på sidan) i så stor utsträckning som möjligt.

Tillgängliggörande

Policyn säger: Data som är genererade inom forskning och miljöanalys vid SLU ska vara öppet tillgängliga med så få restriktioner som möjligt.

Kravet gäller från och med policyns införande, och alltså inte retroaktivt för data insamlade innan september 2022.

Policyn reglerar inte i detalj vilka data som ska tillgängliggöras, i vilken form (rådata, bearbetade data, aggregerade data) eller vid vilken tidpunkt

Vid tillgängliggörande av data bör man välja ett certifierat repositorium (webbaserad datakatalog) och förses med en persistent identifierare (PID) så att det kan göras sökbart. Data bör också, om möjligt, göras öppet tillgängligt. Även i de fall då själva datamängderna inte kan tillgängliggöras (t.ex. på grund av sekretess eller personuppgifter) bör metadata publiceras om det är möjligt.

FAIR-principerna

Policyn säger: SLU stödjer FAIR-principerna (se nedan) och ser korrekt hanterade, åtkomliga och återanvändbara data som en värdefull och nödvändig resurs för att bedriva forskning, undervisning och miljöanalys av hög kvalitet.

FAIR-principerna, som innebär att forskningsdata ska vara Findable (sökbara), Accessible (tillgängliga), Interoperable (kompatibla), och Reusable (återanvändningsbara), har de senaste åren fått mycket starkt genomslag och blivit ledord för god datahantering och öppen tillgång till data.

Datahanteringsplaner

Policyn säger: En datahanteringsplan ska upprättas, diarieföras och därefter underhållas över tid för varje nytt projekt och/eller undersökning inom forskning och miljöanalys vid SLU.

DMS har färdiga mallar och kan ge support.

Lagring

Policyn säger: data med tillhörande metadata och eventuell dokumentation måste förvaras på ett säkert sätt. De ska vara skyddade från otillåten
åtkomst och förlust, oavsett om data ska göras öppet tillgängliga eller inte.

Den primära lagringen ska ske på datorer och lagringsmedium som regelbundet säkerhetskopieras. Det finns ett antal tillgängliga alternativ för lagring inom SLU och nationellt.

Informationssäkerhet

Policyn säger: Dataproducenter ska sörja för att forsknings- och miljöanalysdata skyddas och informationssäkerhetsklassificeras och att informationssäkerhet och dataskydd iakttas i enlighet med lagstiftning, god forskningssed samt universitetets bestämmelser och anvisningar.

Arkivering

Policyn säger: Forsknings- och miljöanalysdata som produceras vid SLU betraktas som allmänna handlingar och lyder under den grundlagsskyddade offentlighetsprincipen. Det innebär som regel att data måste utlämnas på begäran och att de ska bevaras i SLU:s arkiv.

Enligt Riksarkivets föreskrifter har lärosätena ansvar för arkivering av allmänna handlingar. Ansvaret innebär bland annat att lärosätena ska vidta åtgärder så att digitala forskningshandlingar kan presenteras och vara förståeliga samt tillförlitliga under hela den tid de ska bevaras.

Roller och ansvar

Dataansvarig

Den som är ansvarig för ett projekt eller undersökning har huvudansvaret för att lagar och regler följs. För alla projekt/undersökningar ska en dataansvarig person utses och namnges i datahanteringsplanen (vanligen utsedd projektledare, PI). Dataansvarig ska se till att denna policy följs samt se till att nödvändiga avtal upprättas. Om dataansvarig lämnar SLU tar prefekten vid institutionen över detta ansvar. Data som har producerats vid SLU ska bevaras vid SLU även om dataansvarig byter arbetsplats.

Prefekter

Prefekten har ett övergripande ansvar för att forskning och miljöanalys som bedrivs vid institutionen följer datahanteringspolicyn.

SLU

SLU har som huvudman för den forskning och miljöanalys som bedrivs vid SLU det övergripande ansvaret för att data som genereras vid lärosätet hanteras lagligt, korrekt och säkert. SLU ska se till att det utvecklas stödfunktioner och infrastruktur som möjliggör efterlevnad av policyn.

Ägande, upphovsrätt och licenser

Dataproducenten har upphovsrätt till de forskningsresultat som publiceras, till exempel i en vetenskaplig publikation, men har inte äganderätt över data som ligger till grund för publikationen. Om data tas fram i ett projekt med externa partners måste det finnas ett avtal som reglerar hur data får användas och tillgängliggöras.

Resurser för datahantering

Policyn säger: Kostnader för datahantering som relaterar till ett externfinansierat projekt bör ingå i projektansökan till finansiären. För uppdrag inom miljöanalys bör kostnaderna specificeras i avtal med beställaren.

Vad är nytt?

Mycket av kraven och rekommendationerna som finns i policyn är inte nya, utan kommer från lagar och tidigare policyer. Nytt är bland annat att alla projekt eller undersökningar inom forskning och miljöanalys ska upprätta en datahanteringsplan.

Vilka data omfattas av kraven i policyn?

Policyn gäller alla typer av digitala data som produceras och/eller bearbetas inom forskning och miljöanalys vid SLU. Läs mer om definitioner av data.

Bakgrund

Läs mer om bakgrund och motiv till policyn.