GS-VMAS Guide för kursarrangör

Senast ändrad: 09 maj 2019

Vad behöver du som kursarrangör göra inför/efter kurs? Vad ska skickas till vem? Vem hanterar vad? Här hittar du information och mallar.

1.      Intresseanmälan att hålla en kurs inom VMAS: Skicka in en intresseanmälan till GS-VMAS (gs-vmas@slu.se) enligt mall för intresseanmälan (se länkar nedan), inkludera även en budget, senast 15 maj. Styrgruppen beslutar om kursen kan genomföras, beslutet sker årligen maj/juni för nästkommande år.

2.      Språk: Workshop/Seminarier ska i första hand hållas på engelska om särskilda skäl inte föreligger (motivering krävs). 

3.      Doktorander från andra orter: GS-VMAS uppmuntrar kursarrangören att organisera möjlighet för doktorander från andra orter att delta i seminarie/workshop via videoteknik, webbkonferanser eller andra verktyg för distansutbildning-– alternativt skäl ges till att sådan anpassning av kursen inte är möjlig. 

4.      Preliminär intressekoll: Eftersom det krävs minst 5 doktorander eller deltagare i residency-program för att en kurs blir av så önskar vi att respektive kursledare gör en preliminär intressekoll/estimering för att få en uppfattning om huruvida det finns tillräckligt doktorandunderlag för att kursen blir av ifall medel beviljas. 

5.      Budget: Mall för kostnadsberäkning erhålls från VMAS hemsida: https://www.slu.se/gs-vmas-guide-kursarrangor (se länkar nedan)

Vanligen försöker VMAS hålla ett visst utrymme i budgeten för att kunna ge plats för kursidéer med kort varsel. Om utrymme inte finns tas en diskussion om att lägga in kursen i budgeten för nästkommande år. 

6.      Kursplan: För intresseanmälan krävs endast en intresseanmälan. Om kursen beviljas medel måste dock en kursplan godkännas av FUN (såvida den inte gått tidigare) för att kunna erhålla en kurskod. Så om ni beviljas medel från gs-vmas, skicka in en  kursplan samt en Ansökan godkännande kursplan till FUN (fun-vh@slu.se) senast 31 augusti med kopia till gs-vmas@slu.se för deras godkännande. Mall för framtagande av kursplan samt för Ansökan godkännande kursplan finns på:  https://www.slu.se/gs-vmas-guide-kursarrangor (se länkar nedan)

När kursen godkänns av FUN så lägger forskarskolans utbildningsadministratörer in kursplanen i SLU-kurs. När kursplanen är inlagd i SLU-kurs och fastställd av FUN ordnar utbildnings-administratörerna en kurskod och kan efter det även lägga in kurstillfällen i SLU kurs.

Kursplanen skall enligt fakultetens riktlinjer för forskarutbildningskurser finnas i datasystemet SLU-kurs och därmed på SLU-webben senast tre månader innan kursstart

7.      Annonsering: GS-VMAS annonserar ut alla sina kurser via forskarskolans hemsida samt till alla doktorander på VH-fakulteten via mail. Om ytterligare utannonsering önskas, till exempel till annan fakultet vid SLU eller till Uppsala Universitet, diskuteras detta med GS-VMAS. Kurser annonseras ut så snart de är inlagda i SLU-kurs, helst senast 3 månader innan kursstart. Skicka gärna en bild som representerar kursens innehåll (för annonsering) till gs-vmas@slu.se

8.      Kursanmälan: Anmälan till kurs sker via kursanmälningssystemet, som nås via hemsidan:  https://www.slu.se/gs-vmas-courses

9.      Antal deltagare: För genomförande av kursen måste minst 5 doktorander eller deltagare i residency-program ha anmält sig senast tre veckor innan kursstart, dvs sista anmälningsdagen. 

10.   Lokaler: Kursledare bokar lokal/er, mötesrummen vid VHC som är bokningsbara via Outlook är kostnadsfria och rekommenderas att användas i första hand. Övriga mötesrum och föreläsningssalar som bokas via SLU lokaler och kostnaden ska tas upp i kursbudget. 

11.   Förtäring: Om kursarrangören önskar bjuda kursdeltagarna på fika och/eller mat i samband med kursen finns möjligheter till detta så länge omfattningen är rimlig och ryms i kursens budget.  Eventuella matallergier/specialkost för deltagarna ifylls när de anmäler sig till kursen på hemsidan. 

12.   Ladok rapportering av kurser: Sker via Utbildningsservice. Lista över deltagare med godkänt resultat, som ska rapporteras i Ladok, lämnas till Utbildningsservice. Av underlaget ska även betygsdatum och examinator för kursen framgå. 

13.   Kursutvärdering: Mall för kursutvärdering erhålls från GS-VMAS hemsida. Resultat rapporteras efter avslutad kurs till GS-VMAS: https://www.slu.se/gs-vmas-guide-kursarrangor (se länkar nedan)

14.   Rapportering: Då kursen avslutas skickas följande till VMAS.

  • Komplett deltagarförteckning med antal godkända doktorander och dess hemvist
  • Slutgiltigt schema
  • Sammanställning av kursutvärdering.

Rapportering ska göras senast en månad efter avslutad kurs. 

15.   Ekonomisk ersättning: Kursledaren lämnar in en kursbudget i samband med ansökan att hålla en kurs inom VMAS. Styrgruppen godkänner preliminära budgeten och efter avslutad kurs debiteras kursen enligt faktiska kostnader (underlag för resor etc. bifogas). 

  • För externa föreläsare rekommenderas som schablonersättning (inkl LKP) 935 kr per h x faktor 3 (dvs inkluderar då förberedelser 2 timmar).  Dvs 1 timme och har rätt att få 3 x 935= 2805 kr i ersättning. Naturligtvis kan man komma överens om en annan summa innan föreläsningen om kursbudgeten håller. Det är viktigt att det kommer som en faktura dvs ej arvode.
  • För föreläsare inom SLU gäller föreläsningsarvode baserat på lön (personaladministratör kan ta fram lönerna) samma faktor 3 gäller. Faktureringsadress SLU Fakturamottagning Box 7090 750 07 Uppsala Referens 713ALB

Ekonomisk ersättning för kursen att betalas ut efter att slutförd rapportering. 

16.   Kurser som ordnas i samarbete med andra forskarskolor/organisationer samt större kurser som till exempel finansieras av NOVA kan arrangeras i samarbete med GS-VMAS men då dessa kräver en mer omfattande planering gäller inte denna mall. Dessa kurser diskuteras istället från grunden med GS-VMAS.

 

17.   Kom ihåg lista för praktiska detaljer inför kursstart:  

  • VHC Passerkortshantering: Utfärdande och hantering av passerkort till tillfälliga besökare och för tillfällig ersättning av borttappade eller förlorade passerkort. Kontakt: Tel: 018- 67 1169 E-post: vhc-service@slu.se
  • AV stöd: Support för ljud, bild och videokonferens i SLU:s föreläsningssalar.Wi-Fi & gästkonton: Kontakt Tel: 018 - 67 2010 E-post: av-stod@slu.se
Fakta:

Viktigt att ha koll på

  • 15 maj året innan kurs - Intresseanmälan att hålla kurs
  • 6 månader innan kurs - Kursplan till FUN
  • 3 månader innan kurs - Kursen utannonseras och är sökbar via SLU webben samt öppen för anmälan
  • 4 veckor innan kurs - Sista anmälningsdag för deltagare
  • 3 veckor innan kurs - Bekräftelse skickas ut via kursanmälningssystemet
  • Efter avslutad kurs
    • Kursutvärdering genomförs och sammanställs
    • Listor för Ladokrapportering lämnas till Utbildningsservice
    • Rapportering av kurs: kursplan, schema, deltagarförteckning samt sammanställd kursutvärdering
    • Fakturering