Hantering beviljade projekt

Senast ändrad: 01 september 2017
Alnarp slott.jpg

Rutiner för hantering av beviljade ansökningar

Huvudsökande är den som också är ekonomiskt ansvarig, dvs som ser till att projektet håller sig inom givna ramar.


Huvudsökandes uppgifter:

  1. Färdigställa ett undertecknat avtal mellan inblandade finansiärer (mall, se ProjektavtalInomPartnerskapAlnarpLantbr_trdgrd.docx) resp. (ProjektavtalInomPartnerskapAlnarpSkog.docx), ett avtal där alla inblandade intygar att man är villig att ställa de medel, personella resurser etc. till förfogande som framgår i ansökan. Beträffande vissa medfinansiärer, t.ex. SLF, Region Skånes miljöfond etc. räcker det med en kopia av deras beslutprotokoll. Avtalet har en viktig funktion som underlag för fakturering från institutioner till partner vilket ställer krav på att belopp och faktureringstidpunkter framgår tydligt av avtalet. 
  2. Undertecknat avtal skickas till Partnerskapets kansli. Ett exemplar av det undertecknade avtalet ska ha inkommit till PA:s kansli senast ett år efter beslut om beviljning av medel.
  3. Informera sin ekonomiansvarige om beviljat projekt samt lämna en kopia av avtalet. Med avtalet som grund kan institutionen öppna ett ”konto” så att institutionen kan betala löpande fakturor.
  4. Vid all intern korrespondens angående projektet är det viktigt att ange projektnummer och titel, se här (efter titeln finns en siffra inom parentes).
  5. Vid fleråriga projekt ska en kort lägesrapport skickas in till Partnerskapets kansli en gång per år, senast 31 januari efterföljande år. Denna lägesrapport ska inte innehålla resultat utan enbart informera om hur projektet löper i förhållande till planerade aktiviteter och tidplan och kan ske per e-post. Vid betydande avvikelser sker återkoppling till projektledaren inom en månad från koordinator och/eller ordf. i aktuell ämnesgrupp.
  6. Redovisning av avslutat projekt
    Obligatoriskt är att skriva ett faktablad, se instruktionerLTVfakultetensFaktablad20170901.doc. Det finns dels en 2-sidig variant och dels en fyrsidig, se exempel2sidigtFaktablad.pdf respektive exempel4sidigtFaktablad.pdf.
  7. Slutrapport modell lite tjockare är inte obligatorisk. Om det görs en sådan kan den skickas till Partnerskap Alnarps kansli genom att mejla omvarldalnarp@slu.se Om rapporten temporärt inte kan vara offentlig i sin helhet är det väsentligt att detta meddelas vid korrespondens med Partnerskap Alnarp.
    Slutredovisning av projektet skall göras senast 3 månader efter angivet slutredovisningsdatum. Koordinatorn ska granska inlämnad slutredovisning och ekonomisk redovisning inom 1 månad samt lämna besked till huvudsökande om resultatet.
  8. Uppskov av slutdatum kan skriftligen begäras en gång. Vid ytterligare fördröjning tas frågan upp i PA:s arbetsutskott
  9. Kommunicera resultat med partners i projektet
Relaterade sidor:

Kontaktinformation

Lisa Germundsson, Koordinator Partnerskap Alnarp
Fakulteten för landskapsarkitektur, trädgård och växtproduktionsvetenskap, Enheten för samverkan och utveckling

lisa.germundsson@slu.se, 040-41 52 53, 0722-174761

Sidansvarig: jan.larsson@slu.se