Administration

Senast ändrad: 16 juni 2020

Här finns dokument och länkar som handlar om hur vi på institutionen hanterar administrativa ärenden inom personal- och ekonomiområdet. Här kan du hitta SOL:s egna framtagna dokument som kompletteringar till de som finns framtagna centralt på SLU.

Observera att en del av länkarna nedan går till dokument som ligger på SOL:s sharepoint, och för att kunna öppna dessa länkar måste man vara inloggad på SLU:s datornätverk.

Vem ska jag fråga om vad?

Vi har gjort en förteckning över vem av oss inom SOL-adm som hanterar vilken typ av frågor. Ni är välkomna att fråga vem som helst av oss, men det kan underlätta för er att veta vem av oss som arbetar med vad.

För våra vanligaste ärenden kontaktar du:

  • Elena Vallin (Proceedo)
  • Ann Djurberg (anställningar och reseräkningar)

För projektekonomi:

  • Thomas Plesner (LA)
  • Petra Fabel (LAG, LAG-samv, MI)
  • Lisa Danielsson (MK, AH)
  • Elena Vallin (CNV, CBM).

Se även länk här: Vem ska jag fråga om vad

Hålltider

Det finns deadlines för olika ärenden när de måste vara inmatade i våra administrativa system. Det gäller t.ex. vid lönekörning och bokslut.

Kontoplan

SOL:s alla aktiviteter är samlade i en översikt kallad "Kontoplan". Den innehåller alla projektkoder som man kan bokföra kostnader och intäkter på. Kontoplanen uppdateras kontinuerligt under året. Kontoplanen finns i en excelfil med ett blad för varje enhet/avdelning inom SOL. Det framgår också vilken finansiär projektet har samt vem som är projektledare.

För att få en projektkod upplagd i redovisningen behöver man först diareföra det underskrivna avtalet och bifoga en datahanteringsplan. Därefter sker en handläggning mellan institutionen och ekonomiavdelningen som lägger upp en ny projektkod. SOLs administration informerar projektledaren när den nya projektkoden är upplagd.

Proceedo

SOL:s administration har tagit fram en egen manual för hur vi ska hantera fakturor i Proceedo.  Vi önskar att alla lägger information om vad fakturan avser och hur den ska konteras med kostnadsställe och projektkod i kommentarsfältet, ej i fältet "Köpet avser (vertext)".

I "Köpet avser (vertext)" skriver enbart SOL:s administratörer in text enligt en modell som ger oss en enhetlighet vid uppföljning i redovisningen. Det är viktigt för oss som handlägger fakturorna att vi får uppgifterna om kostnadsstället och projektkod i siffror. Det gör informationen tydlig och icke förväxlingsbar, vilket minskar risken för feltolkning.

OBS! Kom ihåg att klicka på det gröna krysset för att kommentaren ska sparas. Därefter kan du godkänna fakturan.

Kundfakturering

När du planerar att skicka en faktura för kostnader som du har haft eller för en intäkt som du är utlovad behöver du lämna uppgifter till administrationen. Det gör du genom att fylla i och lämna in ett faktureringsunderlag.

Arvoden och konsultpriser

Inom forskningsprojekt kan behovet finnas att köpa in konsulttjänster och projektledaren kan utifrån budget och projektfinansiering förhandla om konsultarvodets storlek. För grundutbildningen har SOL tagit fram riktlinjer för föreläsares konsultarvode. Om extern personal istället arvoderas med timlön finns riktlinjer och förslag på lönenivåer för olika personalkategorier. För SOL:s egen personal  som önskar ersättning för sina tjänster finns en tabell över hur mycket du bör begära av din uppdragsgivare för att få täckning för hela din lönekostnad.

När du inom grundutbildningen köper in tjänster behöver du först ett godkännande att få göra beställningen. Fyll i ett beställargodkännande, mallen finns på nedanstående länk. Om du öppnar mallen i excel så går det att fylla i den.

Representation

När vi representerar för SLUs räkning finns ett strikt regelverk att förhålla oss till. Därför bör vi fundera på hur vi ska behandla kostnaden i redovisningen så fort vi tänker bjuda på något att äta, skänka en gåva eller bjuda någon på en aktivitet.

Det viktigaste för bedömningen av representation är syftet och det måste anges på fakturan i Proceedo eller i reseräkningen. Deltagarförteckning ska bifogas och vem som fått en gåva. Det finns ett gott stöd i Ekonomiavdelningens ekonomihandbok där även beloppsnivåer för olika typer av representation framgår. SOLs administration har gjort en översikt om de regler som gäller runt representation, se länkar nedan.

Forskningsansökan

När du planerar att söka forskningsmedel eller lämnar anbud ska du först förankra idén med din avdelningschef. Därefter kontaktar du SOL:s administration och bokar ett budgetmöte. I första hand kontaktar du den projektekonom som är destinerad till din avdelning; Thomas Plesner (LA), Petra Fabel (LAG, LAG Samv, MI), Lisa Danielsson (MK, AH) eller Elena Vallin (CNV, CBM).

Det är starkt rekommenderat att komma igång tidigt med budgeten då utformningen av ansökan underlättas när forskaren känner till de ekonomiska förutsättningarna. Tänk på att medfinansiering över 100 000 kr måste godkännas av din avdelningschef i samråd med administrativ chef. Prefekten ska alltid signera budgeten innan ansökan/anbud får lämnas in. Till din hjälp att komma ihåg SOL administrativa rutiner runt ansökningar finns checklistan "SOL checklista ansökan".

Underavtal i projekt

När vi beviljas forskningsmedel uppstår ofta behov av att skriva underavtal med olika parter som ska medverka i projektet. Det finns ingen generell avtalsmall för detta, men juristerna vid SLU har tagit fram ett förslag till lathund för avtal. Lathunden är tänkt att användas som ett stöd vid alla typer av avtal. Juristenheten har inte slagit fast vilka paragrafer som är obligatoriska eftersom behovet av innehåll varierar. Den som använder lathunden får själv ta ställning till vilka paragrafer som skall vara med utifrån behovet i det enskilda fallet.
Man bör också upprätta flera original så att vardera part kan få ett exemplar. Alla avtal med partner utomlands ska skickas till SLU:s juridiska enhet för godkännande innan signering. Det kan därmed ta lite längre tid att få utländska avtal klara. OBS! SOL:s administration måste alltid godkänna de ekonomiska och administrativa delarna i avtalen.

Tidrapportering

I många fall finns behov av att dokumentera hur mycket tid man lägger ned i olika projekt. Dels för att kunna få korrekt kostnad i redovisningen och dels för att vissa finanisiärer kräver tidsredovisning vid återrapporteringen. SOL har en tidrapporteringsmall i excel som många medarbetare använder. I mallen kan man även göra en timbudget om man så önskar.

Anställning

Alla anställningsärenden går via avdelningschefen till administrationen som registrerar ärendet i Primula. Underlaget "Förslag till anställning" lämnas ifyllt till administrationen. Det är prefekten som i Primula attesterar alla anställningsärenden.

För att alla i det administra flödet ska hinna med att hantera ärendet bör det registreras i Primula tre veckor innan man planerar att personen ska bli anställd. Personalavdelningen har möte med de fackliga organisationerna varje tisdag em. För att hinna få ärendet med till tisdagsförhandlingarna bör institutionernas ärenden vara attesterade i Primula senast fredag veckan innan.

När man slutar sin anställning

När man slutar sin anställning vid SLU är det flera viktiga saker att komma ihåg. Till administrationen behöver du lämna tillbaka nycklar, passerkort, dator, mobiltelefon och annan utrustning du har fått via SLU. Se även SOL:s IT-policy. Lägg in ett autosvar i Outlook. Lämna handlingar som ska arkiveras och diarieföras till administrationen. Ta med dig alla dina privata föremål från ditt arbetsrum när du arbetat din sista dag.

Ekonomiuppföljning SOL

Det finns många rapporter över månatliga ekonomiska resultat att ta ut från både systemet LINS (som alla kan nå via medarbetarwebben/verktyg) och SLU:s ekonomisystem UBW.  Uppföljningarna kan fås på många nivåer; institutionsnivå, avdelningsnivå och projektnivå. SOL:s ekonomer hjälper er att ta fram önskade rapporter ur UBW. Separata rapporter tas också fram och sammanställs i en översikt med resultat för alla avdelningar.

Budgetarbetet sker i oktober-november varje år. SOL får i samband med budget beslut om hur stort statsanslaget blir för kommande år. SOL får medel från både NJ-fakulteten och LTV-fakulteten. SOL fördelar statsanslaget vidare till varje avdelning enligt fördelningsmodeller som SOL:s ledningsgrupp gemensamt tagit fram. Statsanslaget fördelas ut med 1/12 varje månad.

Sidansvarig: anna-maria.wremp@slu.se