Administration

Senast ändrad: 12 januari 2023
Glad snögubbe. Illustration.
Foto: Pixabay

Här finns dokument och länkar som handlar om hur vi på institutionen hanterar administrativa ärenden inom personal- och ekonomiområdet. Här kan du hitta SOL:s egna framtagna dokument som kompletteringar till de som finns framtagna centralt på SLU.

Observera att en del av länkarna nedan går till dokument som ligger på SOL:s sharepoint, och för att kunna öppna dessa länkar måste man vara inloggad på SLU:s datornätverk.

Vem ska jag fråga om vad?

Administrationen har börjat introducera funktionsbrevlådor. Dels för att ni inte ska behöva hålla reda på vilken administratör ni ska vända er till och dels för att vi själva ska kunna vara flera administratörer som kan hjälpa till med era ärenden. Succesivt inför vi fler funktionsbrevlådor. Via länken nedan hittar ni aktuella e-postadresser.

Vem ska jag fråga om vad (pdf)

Hålltider

Det finns deadlines för olika ärenden när de måste vara inmatade i våra administrativa system. Det gäller t.ex. vid lönekörning och bokslut.

Blanketter

Här har vi samlat alla blanketter på ett och samma ställe. Du kan också hitta dessa under respektive rubrik.

Kontoplan

SOL:s alla aktiviteter är samlade i en översikt kallad "Kontoplan". Den innehåller alla projektkoder som man kan bokföra kostnader och intäkter på. Kontoplanen uppdateras kontinuerligt under året. Kontoplanen finns i en excelfil med ett blad för varje enhet/avdelning inom SOL. Det framgår också vilken finansiär projektet har samt vem som är projektledare.

För att få en projektkod upplagd i redovisningen behöver man först diareföra det underskrivna avtalet och bifoga en datahanteringsplan. Därefter sker en handläggning mellan institutionen och ekonomiavdelningen som lägger upp en ny projektkod. SOLs administration informerar projektledaren när den nya projektkoden är upplagd.

Inköp

Vid planering av inköp ska man börja med att kontrollera om SLU har några upphandlade ramavtal eller om det finns några statliga ramavtal att avropa ifrån. När den kontrollen är gjord och man ser att det inte finns några avtal för den produkt/tjänst man tänkt sig köpa får man göra ett direktinköp. Då behöver man också kontrollera att värdet inte överstiger den fastställda direktupphandlingsgränsen, som årligen uppdateras. Om inköpet överstiger 100 000 kr bör minst tre leverantörer kontaktas. När man gjort urvalet av leverantör ska det dokumenteras och motiveras.

Detta dokument ska sen bifogas i Proceedo när fakturan kommer för betalning. Nedan finns länk till den dokumentation som ska fyllas i vid direktupphandling.

Dokumentation av direktupphandling (word-fil) 

Checklista vid direktupphandling | Medarbetarwebben (slu.se)

Proceedo

SOL:s administration har tagit fram en egen manual för hur vi ska hantera fakturor i Proceedo.  Vi önskar att alla lägger information om vad fakturan avser och hur den ska konteras med kostnadsställe och projektkod i kommentarsfältet, ej i fältet "Köpet avser (vertext)".

I "Köpet avser (vertext)" skriver enbart SOL:s administratörer in text enligt en modell som ger oss en enhetlighet vid uppföljning i redovisningen. Det är viktigt för oss som handlägger fakturorna att vi får uppgifterna om kostnadsstället och projektkod i siffror. Det gör informationen tydlig och icke förväxlingsbar, vilket minskar risken för feltolkning.

OBS! Kom ihåg att klicka på det gröna krysset för att kommentaren ska sparas. Därefter kan du godkänna fakturan.

Om du har en utbetalning som ska göras till ej anställd, student eller företag som av någon anledning inte kan fakturera, använd blanketten nedan. Fullständiga underlag krävs.

Kundfakturering

När du planerar att skicka en faktura för kostnader som du har haft eller för en intäkt som du är utlovad behöver du lämna uppgifter till administrationen. Det gör du genom att fylla i och lämna in ett faktureringsunderlag.

Arvoden och konsultpriser

Inom forskningsprojekt kan behovet finnas att köpa in konsulttjänster och projektledaren kan utifrån budget och projektfinansiering förhandla om konsultarvodets storlek. För grundutbildningen har SOL tagit fram riktlinjer för föreläsares konsultarvode. Om extern personal istället arvoderas med timlön finns riktlinjer och förslag på lönenivåer för olika personalkategorier. För SOL:s egen personal  som önskar ersättning för sina tjänster finns en tabell över hur mycket du bör begära av din uppdragsgivare för att få täckning för hela din lönekostnad.

När du inom grundutbildningen köper in tjänster behöver du först ett godkännande att få göra beställningen. Fyll i ett beställargodkännande, mallen finns på nedanstående länk. Om du öppnar mallen i excel så går det att fylla i den.

Representation

När vi representerar för SLUs räkning finns ett strikt regelverk att förhålla oss till. Därför bör vi fundera på hur vi ska behandla kostnaden i redovisningen så fort vi tänker bjuda på något att äta, skänka en gåva eller bjuda någon på en aktivitet.

Det viktigaste för bedömningen av representation är syftet och det måste anges på fakturan i Proceedo eller i reseräkningen. Deltagarförteckning ska bifogas och vem som fått en gåva. Det finns ett gott stöd i Ekonomiavdelningens ekonomihandbok där även beloppsnivåer för olika typer av representation framgår. SOLs administration har gjort en översikt om de regler som gäller runt representation, se länkar nedan.

Forskningsansökan

När du planerar att söka forskningsmedel eller lämnar anbud ska du först förankra idén med din avdelningschef. Därefter kontaktar du SOL:s administration och bokar ett budgetmöte. I första hand mejlar du till funktionsmejlen för din avdelning:

Övriga enheter inom SOL mejlar till:

Det är starkt rekommenderat att komma igång tidigt med budgeten då utformningen av ansökan underlättas när forskaren känner till de ekonomiska förutsättningarna. Tänk på att medfinansiering över 100 000 kr måste godkännas av din avdelningschef i samråd med administrativ chef. Prefekten ska alltid signera budgeten innan ansökan/anbud får lämnas in. Till din hjälp att komma ihåg SOL administrativa rutiner runt ansökningar finns checklistan "SOL checklista ansökan".

Signering av kontrakt

När kontrakt skrivs ska bägge parter vara överens om innehåll och det bekräftas genom att alla parter undertecknar dokumentet med sin namnteckning eller med elektronisk signering. Det är önskvärt att så många exemplar av kontraktet tas fram som parter som medverkar, så att var part får varsitt exemplar.

Nedan är punktat hur kontrakt kan vara signerade för att vara godkända.

  • Alla parter skriver under dokumentet med en elektronisk signering t.ex. eduSign https://edusign.sunet.se/ Signaturen ska därefter valideras. Detta görs med samma förfarande som vid signeringen men via en annan länk eduSign-dokumentvalidering (sunet.se) och ger ett annat filnamn på pdf-filen, dokumentet får ändelsen …signed_svt. Det kan också finnas andra elektroniska signeringsprogram som  upprättaren av kontraktet vill att man ska signera i.

  • Den ena parten skriver under dokumentet med en elektronisk signering och motpart med en namnteckning. Part som skrivit under med elektronisk signering mejlar till motpart som skriver ut och skriver under med en namnteckning. Därefter behåller den som skrivit under med namnteckningen detta ex och scannar därefter in dokumentet och mejlar tillbaka till part som skrivit under med elektronisk underskrift.

  • Alla parter skriver under dokumenten med en namnteckning på originalen, var part får var sitt original.

  • Alla parter skriver ut kontraktet och skriver under och mejlar motpart, ingen av parten har något ex där allas namnteckning finns, men man har flera dokument med kopia på var och ens underskrift.

  • En part skriver ut ett ex av kontraktet och skriver under med sin namnteckning, kontraktet postas till motpart som skriver under med sin namnteckning. Endast ett original finns nu upprättat. Kontraktet scannas in och mejlas motpart. Dvs ena parten har ett original medan den andra har en scannad kopia.

  • Vissa utländska parter godkänner inte namnteckningar som är scannade. Man vill ha elektronisk signering. Dessa e-signeringar ska vara i arkivformatet PDF/A-2u.

Läs mer om att spara i formatet PDF/A-2u

 

Underavtal i projekt

När vi beviljas forskningsmedel uppstår ofta behov av att skriva underavtal med olika parter som ska medverka i projektet. Det finns ingen generell avtalsmall för detta, men juristerna vid SLU har tagit fram ett förslag till lathund för avtal. Lathunden är tänkt att användas som ett stöd vid alla typer av avtal. Juristenheten har inte slagit fast vilka paragrafer som är obligatoriska eftersom behovet av innehåll varierar. Den som använder lathunden får själv ta ställning till vilka paragrafer som skall vara med utifrån behovet i det enskilda fallet.
Man bör också upprätta flera original så att vardera part kan få ett exemplar. Alla avtal med partner utomlands ska skickas till SLU:s juridiska enhet för godkännande innan signering. Det kan därmed ta lite längre tid att få utländska avtal klara. OBS! SOL:s administration måste alltid godkänna de ekonomiska och administrativa delarna i avtalen.

Tidrapportering

I många fall finns behov av att dokumentera hur mycket tid man lägger ned i olika projekt. Dels för att kunna få korrekt kostnad i redovisningen och dels för att vissa finanisiärer kräver tidsredovisning vid återrapporteringen. SOL har en tidrapporteringsmall i excel som många medarbetare använder. I mallen kan man även göra en timbudget om man så önskar.

Anställning

Alla anställningsärenden går via avdelningschefen till administrationen som registrerar ärendet i Primula. Underlaget "Förslag till anställning" lämnas ifyllt till administrationen. Det är prefekten som i Primula attesterar alla anställningsärenden.

För att alla i det administra flödet ska hinna med att hantera ärendet bör det registreras i Primula tre veckor innan man planerar att personen ska bli anställd. Personalavdelningen har möte med de fackliga organisationerna varje tisdag em. För att hinna få ärendet med till tisdagsförhandlingarna bör institutionernas ärenden vara attesterade i Primula senast fredag veckan innan.

När man slutar sin anställning

När man slutar sin anställning vid SLU är det flera viktiga saker att komma ihåg. Du behöver lämna tillbaka nycklar, passerkort, dator, mobiltelefon och annan utrustning du har fått via SLU - du lämnar dessa till IT-koordinator David Halim. Se även SOL:s IT-policy. Du ska lägga in ett autosvar i Outlook. Lämna handlingar som ska arkiveras och diarieföras till administrationen. Ta med dig alla dina privata föremål från ditt arbetsrum när du arbetat din sista dag.

Ekonomiuppföljning SOL

Det finns många rapporter över månatliga ekonomiska resultat att ta ut från både systemet LINS (som alla kan nå via medarbetarwebben/verktyg) och SLU:s ekonomisystem UBW.  Uppföljningarna kan fås på många nivåer; institutionsnivå, avdelningsnivå och projektnivå. SOL:s ekonomer hjälper er att ta fram önskade rapporter ur UBW. Separata rapporter tas också fram och sammanställs i en översikt med resultat för alla avdelningar.

Budgetarbetet sker i oktober-november varje år. SOL får i samband med budget beslut om hur stort statsanslaget blir för kommande år. SOL får medel från både NJ-fakulteten och LTV-fakulteten. SOL fördelar statsanslaget vidare till varje avdelning enligt fördelningsmodeller som SOL:s ledningsgrupp gemensamt tagit fram. Statsanslaget fördelas ut med 1/12 varje månad.