När kontrakt skrivs ska bägge parter vara överens om innehåll och det bekräftas genom att alla parter undertecknar dokumentet med sin namnteckning eller med elektronisk signering. Det är önskvärt att så många exemplar av kontraktet tas fram som parter som medverkar, så att var part får varsitt exemplar.
Nedan är punktat hur kontrakt kan vara signerade för att vara godkända.
- Alla parter skriver under dokumentet med en elektronisk signering t.ex. eduSign https://edusign.sunet.se/ Signaturen ska därefter valideras. Detta görs med samma förfarande som vid signeringen men via en annan länk eduSign-dokumentvalidering (sunet.se) och ger ett annat filnamn på pdf-filen, dokumentet får ändelsen …signed_svt. Det kan också finnas andra elektroniska signeringsprogram som upprättaren av kontraktet vill att man ska signera i.
- Den ena parten skriver under dokumentet med en elektronisk signering och motpart med en namnteckning. Part som skrivit under med elektronisk signering mejlar till motpart som skriver ut och skriver under med en namnteckning. Därefter behåller den som skrivit under med namnteckningen detta ex och scannar därefter in dokumentet och mejlar tillbaka till part som skrivit under med elektronisk underskrift.
- Alla parter skriver under dokumenten med en namnteckning på originalen, var part får var sitt original.
- Alla parter skriver ut kontraktet och skriver under och mejlar motpart, ingen av parten har något ex där allas namnteckning finns, men man har flera dokument med kopia på var och ens underskrift.
- En part skriver ut ett ex av kontraktet och skriver under med sin namnteckning, kontraktet postas till motpart som skriver under med sin namnteckning. Endast ett original finns nu upprättat. Kontraktet scannas in och mejlas motpart. Dvs ena parten har ett original medan den andra har en scannad kopia.
- Vissa utländska parter godkänner inte namnteckningar som är scannade. Man vill ha elektronisk signering. Dessa e-signeringar ska vara i arkivformatet PDF/A-2u.
Läs mer om att spara i formatet PDF/A-2u