Arkivera, registrera & skydda information

1 juli 2018 införde SOL nya rutiner för hantering och bevarande av forskningsdata. När du fått anslag för ett nytt projekt ansvarar du som projektledare för att:

• fylla i en ”datahanteringsplan-sol-vers-2020-12-07” och lämna in den för registrering i diariet samtidigt som du ansöker om en projektkod
• följa instruktionerna i dokumentet ”Praktiska anvisningar för hantering av digitalt forskningsmaterial i början av projektet och vid avslut”

De nya rutinerna införs dels för att säkerställa att information som samlas in hanteras på ett säkert sätt, så att den inte försvinner eller hamnar i fel händer. Dels för att bättre kunna dela den information som kan spridas till allmänheten och forskarsamhället. Detta kommer att möjliggöra fler longitudinella och historiska studier i framtiden.

SLU arbetar just nu med ett nytt system, Tilda, som syftar till att hantera och bevara forskningsdata. Tilda blir unikt i sitt slag. Där ges möjlighet att publicera rådata, analyser och forskningsmaterial så att det blir tillgängligt för andra, vilket troligen kommer att ställas som krav av allt fler finansiärer i framtiden. Samtidigt gör Tilda det lättare för oss att fullfölja de lagkrav som redan idag ställs på arkivering och hantering av forskningsmaterial.

Att sprida och tillgängliggöra forskningsmaterial är en viktig demokratisk fråga. Universiteten har en viktig roll i att tillhandahålla kvalitetssäkrad information som kan utgöra underlag för nya studier, policybeslut och utredningar.

Arbetet med hantering och bevarande av forskningsdata ger alla forskare anledning att reflektera kring frågor som har att göra med metodologi, etik och informationssäkerhet:

• Har du lovat dina informanter att de ska vara anonyma? Hur säkerställer du att information om informanterna inte sprids på ett sätt som kan skada dem?
• Hur skulle ditt forskningsprojekt påverkas av att din dators hårddisk kraschar eller utsätts för en IT-attack så den blir obrukbar?
• Hur skulle du hantera att en artikel du skrev 2011 blir ifrågasatt och du måste redovisa och verifiera rådata och analyser som ligger bakom dina slutsatser?
• Skulle du kunna ha nytta av en databas med rådata från exempelvis intervjustudier utförda för tjugo år sedan eller sammanställningar av historiskt källmaterial?

Läs mer om...

» Arkivera och publicera forsknings- och miljöanalysdata

» Informationshantering - arkivering och bevarande

» Dataskydd och personuppgifter

» Informationssäkerhet

» Tilda - Tillgängliggörande och arkivering av forskningsdata vid SLU

» God forskningssed, Vetenskapsrådet 2017

Praktiska anvisningar, lathundar och mallar

» Handbok för hantering av forskningsmaterial

• Lathund: hantering av forskningsmaterial (pdf)
• Checklista: vad ska bevaras? (pdf)

» Praktiska anvisningar för hantering av digitalt forskningsmaterial i början av projektet och vid avslut (pdf)

Datahanteringsplan

» Datahanteringsplan SOL (vers 2020-12-07)

» Planera datahantering

» PowerPointpresentation av datahanteringsplanen av Camilla Eriksson på Krusenberg 2018-05-02

- Kan jag använda t ex Dropbox för att dela och lagra elektroniska data i mitt projekt?

Nej, privata konton på externa molntjänster som t ex Dropbox eller Google Drive är inte säkra för delning och lagring av elektroniska forskningsdata under projektets gång, eftersom SLU inte kan hjälpa dig med några säkerhetskopior. Använd Microsoft OneDrive via ditt SLU-konto, Sharepoint eller en låst mapp på Server P eller U. Kontakta David Halim om du behöver hjälp med Server P eller Sharepoint.

När projektet är slut måste materialet konverteras till ett arkivbeständigt format och i vissa fall flyttas till en godkänd enhet för långtidsförvaring. Kontakta Marlén Tälleklint eller enheten för arkiv, informationshantering och registratur (AIR) för mer information. 

- Hur gör vi när vi samarbetar med externa parter och de föreslår eller kräver att vi delar data och arbetar i en lösning som inte finns med på vår lista över godkända verktyg?

Behåll lugnet och stå emot. Samarbetsformerna bör vara definierade i avtalet med den externa parten. Och den föreslagna nya lösningen kanske måste godkännas även hos dem.

Publikationer i pappersform lämnas till administrationen (Karen Gould Ekström).

Elektroniska publikationer deponeras direkt i aktuell mapp på servern P:\Till arkivet.