Arkivera, registrera & skydda information

Senast ändrad: 04 juli 2018
book-pixabay-CC0-412px.jpg

Här finns dokument och länkar som handlar om hur vi ska hantera den information som finns vid institutionen, t ex vad som ska arkiveras och registreras i diarieföringssystemet Public 360 eller hur vi hanterar informationen på ett säkert sätt.

Forskningsmaterial - hantering och bevarande

En stor del av det material som uppkommer i ett forskningsprojekt räknas som allmän handling och ska därmed hanteras och arkiveras enligt gällande regler. 

Följande handlingar ska registreras i diariet och/eller arkiveras:

  • Administrativa handlingar (t ex ansökan, beslut, kontrakt, protokoll, ekonomisk slutredovisning), bevaras permanent
  • Primärmaterial (t ex mätdata, enkäter), bevaras minst 10 år eller permanent
  • Redovisningsmaterial (t ex artiklar, rapporter, avhandlingar, böcker), bevaras permanent

Detaljerad information, lathundar och mallar hittar du under rubriken Mer information.

Nya rutiner from 1 juli 2018

1 juli 2018 inför SOL nya rutiner för hantering och bevarande av forskningsdata. När du fått anslag för ett nytt projekt ansvarar du som projektledare för att:

Under hösten 2018 kommer SOL:s datahanteringsplan att testas av en mindre grupp för att utvärderas och vid behov revideras. I februari 2019 planeras workshops där du får hjälp att fylla i datahanteringsplanen.

Varför ska vi göra det här?

De nya rutinerna införs dels för att säkerställa att information som samlas in hanteras på ett säkert sätt, så att den inte försvinner eller hamnar i fel händer. Dels för att bättre kunna dela den information som kan spridas till allmänheten och forskarsamhället. Detta kommer att möjliggöra fler longitudinella och historiska studier i framtiden.

SLU arbetar just nu med ett nytt system, Tilda, som syftar till att hantera och bevara forskningsdata. Tilda planeras att lanseras i början av 2019 och blir unikt i sitt slag. Där ges möjlighet att publicera rådata, analyser och forskningsmaterial så att det blir tillgängligt för andra, vilket troligen kommer att ställas som krav av allt fler finansiärer i framtiden. Samtidigt gör Tilda det lättare för oss att fullfölja de lagkrav som redan idag ställs på arkivering och hantering av forskningsmaterial.

Att tillgängliggöra och sprida forskningsmaterial är en viktig demokratisk fråga. Universiteten har en viktig roll i att tillhandahålla kvalitetssäkrad information som kan utgöra underlag för nya studier, policybeslut och utredningar.

Arbetet med hantering och bevarande av forskningsdata ger alla forskare anledning att reflektera kring frågor som har att göra med metodologi, etik och informationssäkerhet:

  • Har du lovat dina informanter att de ska vara anonyma? Hur säkerställer du att information om informanterna inte sprids på ett sätt som kan skada dem?
  • Hur skulle ditt forskningsprojekt påverkas av att din dators hårddisk kraschar eller utsätts för en IT-attack så den blir obrukbar?
  • Hur skulle du hantera att en artikel du skrev 2011 blir ifrågasatt och du måste redovisa och verifiera rådata och analyser som ligger bakom dina slutsatser?
  • Skulle du kunna ha nytta av en databas med rådata från exempelvis intervjustudier utförda för tjugo år sedan eller sammanställningar av historiskt källmaterial?

Lagring av elektroniska forskningsdata

- Kan jag använda t ex Dropbox för att dela och lagra elektroniska data i mitt projekt?
Nej, externa molntjänster som Dropbox är inte säkra för delning och lagring av elektroniska forskningsdata under projektets gång. Använd Sharepoint eller en låst mapp på server P: fram tills dess att systemet Tilda lanseras. Kontakta David Halim om du behöver hjälp med P: eller Sharepoint.

Efter att projektet är slut måste materialet flyttas till en arkivbeständig förvaringsenhet.

Lämna publikationer till arkivet

Publikationer i pappersform lämnas till administrationen (Karen Gould Ekström).

Elektroniska publikationer deponeras direkt i aktuell mapp på servern P:\Till Arkivet

Utbildningsmaterial - bevarande

Kurser

En stor del av kursmaterialet ska bevaras för all framtid. Vid kursslut skickar administrationen ut en påminnelse till kursledaren om vad som ska lämnas in för arkivering. Här hittar du listorna på det kursmaterial som ska lämnas in:

» Grund- och avancerad nivå: lista på kursmaterial som ska bevaras

» Forskarutbildning: lista på kursmaterial som ska bevaras

Forskarutbildningen

Individuella studieplaner och uppföljningar (50% och 75%) registreras i diariet och arkiveras av utbildningsadministratören i samband med att dessa handlingar lämnas in för rapportering i Ladok.


Kontaktinformation

Administrationen vid stad och land

För utbildningshandlingar, forskningspublikationer och rådata:

Marlén Tälleklint, utbildningsadministratör, marlen.talleklint@slu.se, 018-67 26 71

För ansökningar, kontrakt, datahanteringsplaner, beslut, protokoll etc:

Ann Djurberg, institutionsadministratör, ann.djurberg@slu.se, 018-67 20 88

Ulrika Wallin, ekonomiadministratör, ulrika.wallin@slu.se, 018-67 14 21

Centrala funktioner på SLU

SLU:s dokumentationsenhet (registrator, arkivarier och universitetsarkivet)

Integritets- och dataskyddsfunktionen, Ledningskansliet, SLU
dataskydd@slu.se

Anna Jarmar, dataskyddsombud/universitetsjurist, 018-67 22 75

Björn Lindell, IT-strateg, 018-67 15 46

Christian Nähl, informationssäkerhetssamordnare, 018-67 34 55

Erik Stavegren, universitetsjurist, 018-67 20 50

Sidansvarig: marlen.talleklint@slu.se