Arkivera, registrera & skydda information

Senast ändrad: 09 juni 2023

Här finns dokument och länkar som handlar om hur vi ska hantera den information som finns vid institutionen, t ex vad som ska arkiveras och registreras i diarieföringssystemet Public 360 eller hur vi hanterar informationen på ett säkert sätt.

Forskningsmaterial - hantering och bevarande

En stor del av det material som uppkommer i ett forskningsprojekt räknas som allmän handling och ska därmed hanteras och arkiveras enligt gällande regler. 

Följande handlingar ska registreras i diariet och/eller arkiveras:

  • Administrativa handlingar (t ex ansökan, beslut, kontrakt, protokoll, ekonomisk slutredovisning), bevaras permanent
  • Primärmaterial/rådata (t ex mätdata, enkäter), bevaras minst 10 år eller permanent
  • Redovisningsmaterial (t ex artiklar, rapporter, avhandlingar, böcker), bevaras permanent

Mer information, lathundar och mallar hittar du under rubriken med samma namn nedan.

Datahanteringsplan - NYHET!

Rektor beslutade i september 2022 om en Policy för hantering och tillgängliggörande av forsknings- och miljöanalysdata vid SLU, vilket innebär att alla nya projekt inom forskning och miljöanalys ska upprätta en datahanteringsplan.

När du fått anslag för ett nytt projekt ansvarar du som projektledare för att

  • fylla i en datahanteringsplan i DMPonline
  • lämna in datahanteringsplanen till SOL:s administration (marithe.lindelof@slu.se) för registrering (diarieföring), samtidigt som du ansöker om en projektkod.

Varför ska vi göra det här?

Syftet är dels att säkerställa att information som samlas in hanteras på ett lagligt och säkert sätt, så att den inte försvinner eller hamnar i fel händer. Dels att lättare kunna dela den information som kan spridas till allmänheten och forskarsamhället. Detta kommer att möjliggöra fler longitudinella och historiska studier i framtiden.

Att sprida och tillgängliggöra forskningsmaterial är en viktig demokratisk fråga. Universiteten har en viktig roll i att tillhandahålla kvalitetssäkrad information som kan utgöra underlag för nya studier, policybeslut och utredningar.

Arbetet med hantering och bevarande av forskningsdata ger alla forskare anledning att reflektera kring frågor som har att göra med metodologi, etik och informationssäkerhet:

  • Har du lovat dina informanter att de ska vara anonyma? Hur säkerställer du att information om informanterna inte sprids på ett sätt som kan skada dem?
  • Hur skulle ditt forskningsprojekt påverkas av att din dators hårddisk kraschar eller utsätts för en IT-attack så den blir obrukbar?
  • Hur skulle du hantera att en artikel du skrev 2011 blir ifrågasatt och du måste redovisa och verifiera rådata och analyser som ligger bakom dina slutsatser?
  • Skulle du kunna ha nytta av en databas med rådata från exempelvis intervjustudier utförda för tjugo år sedan eller sammanställningar av historiskt källmaterial?

Lagring av elektroniska forskningsdata

- Kan jag använda t ex Dropbox för att dela och lagra elektroniska data i mitt projekt?

Nej, privata konton på externa molntjänster som t ex Dropbox eller Google Drive är inte säkra för delning och lagring av elektroniska forskningsdata under projektets gång, eftersom SLU inte kan hjälpa dig med några säkerhetskopior. Använd Microsoft OneDrive via ditt SLU-konto (ej för lagring av personuppgifter), Sharepoint eller en låst mapp på Server P eller U. Kontakta David Halim om du behöver hjälp med Server P eller Sharepoint.

- Hur gör vi när vi samarbetar med externa parter och de föreslår eller kräver att vi delar data och arbetar i en lösning som inte finns med på vår lista över godkända verktyg?

Behåll lugnet och stå emot. Samarbetsformerna bör vara definierade i avtalet med den externa parten. Och den föreslagna nya lösningen kanske måste godkännas även hos dem.

Lämna publikationer till arkivet

Publikationer i pappersform lämnas till administrationen (Karen Gould Ekström).

Elektroniska publikationer deponeras direkt i aktuell mapp på servern P:\Till arkivet.

Utbildningsmaterial - hantering och bevarande 

Dataskydd

» Dataskyddshandbok för dig som handleder studentarbeten

Kurser

En stor del av kursmaterialet ska bevaras för all framtid. Vid kursslut skickar administrationen ut en påminnelse till kursledaren om vad som ska lämnas in för arkivering. Här hittar du listorna på det kursmaterial som ska lämnas in:

» Grund- och avancerad nivå: lista på kursmaterial som ska bevaras

» Forskarutbildning: lista på kursmaterial som ska bevaras

Forskarutbildningen

Doktorandernas individuella studieplaner och uppföljningar (50% och 75%) registreras i diariet och arkiveras av utbildningsadministratören i samband med att dessa handlingar lämnas in för rapportering i Ladok.


Kontaktinformation

Administrationen vid stad och land

För ansökningar, kontrakt, beslut, protokoll etc:

Skicka e-post till: sol-diarium@slu.se

För utbildningshandlingar och rådata från forskning:

Marlén Tälleklint, utbildningsadministratör, +4618672671, skicka e-post till: marlen.talleklint@slu.se

För forskningspublikationer:

Karen Gould Ekström, institutionsbiträde, +4618672688, skicka e-post till: karen.ekstrom@slu.se

Centrala funktioner vid SLU

Länk till Data Management Support:s (DMS) webbsida, skicka e-post till Data Management Support: dms@slu.se

Länk till enheten för arkiv, informationshantering och registratur (AIR) 

Dataskydd, skicka e-post till: dataskydd@slu.se